Met MailBlue kun je inboxweergaven in WhatsApp gebruiken om jouw (of het team-) inbox te filteren en alleen relevante gesprekken te tonen. Je kunt zoveel weergaven maken als je wilt en deze delen met je team.
Wat zijn weergaven en hoe werken ze?
Een weergave is een opgeslagen set filters. Zo hoef je filters niet telkens opnieuw te selecteren wanneer je tussen gesprekken wisselt.
Je opent je weergaven door bovenin je inbox te klikken op 'WhatsApp' > 'Inbox' > oog-icoon.
Hoe maak ik een weergave aan?
Klik in het linkermenu op 'WhatsApp' > 'Inbox'.
Klik bovenin je inbox op het oog-icoon.
Klik op de knop 'Nieuwe weergave maken +'.
Vul de gevraagde informatie in:
Weergavenaam
Als je de schakelaar 'Openbaar?' inschakelt, wordt je weergave zichtbaar voor je team. (Klanten zien deze naam niet.)
Geef een omschrijving van de weergave
Selecteer het/de kanaal/kanalen waarin de weergave beschikbaar is
Klik op 'Filters +' om voorwaarden aan te maken. Je kunt meerdere voorwaarden maken.
Wil je een filter verwijderen? Klik dan op de 'X'.
Kies hoe berichten worden gesorteerd
Klik op 'Opslaan'.
Je kunt een weergave vastmaken bovenaan je weergavelijst. Klik hiervoor op de verticale puntjes naast de weergave en klik daarna op 'Deze weergave vastmaken'.
Tip: maak een weergave aan die gesloten of gearchiveerde gesprekken toont. Zo zie je alleen de gesprekken die je nog moet oppakken.
Hoe bewerk of verwijder ik een weergave?
Wil je een weergave bewerken of verwijderen? Volg dan deze stappen:
Klik in het linkermenu op 'WhatsApp' > 'Inbox'.
Klik bovenin je inbox op het oog-icoon.
Klik op de verticale puntjes naast de weergave die je wilt bewerken of verwijderen.
Klik op 'Bijwerken' om de weergave te bewerken of op 'Verwijderen' om de weergave te verwijderen.
Waarom zou ik weergaven gebruiken?
Verbeterde organisatie
Weergaven helpen je Inbox te organiseren door gesprekken te groeperen die aan specifieke criteria voldoen. Hierdoor kun je gesprekken makkelijker beheren en prioriteren, zodat je supportteam zich kan richten op de belangrijkste vragen. Dit is vooral handig bij veel gesprekken of wanneer je meerdere kanalen aan je account hebt gekoppeld.
Efficiënter werken
Door weergaven te maken op basis van verschillende criteria, kun je de workflow van je team stroomlijnen. Je kunt bijvoorbeeld een weergave maken voor gesprekken met hoge prioriteit, een weergave voor gesprekken die zijn toegewezen aan een specifieke medewerker en een weergave voor gesprekken over een bepaald onderwerp. Zo werkt je team sneller en voorkom je dat belangrijke gesprekken over het hoofd worden gezien.
Betere monitoring en rapportage
Je kunt weergaven ook gebruiken om specifieke typen gesprekken te monitoren en hierover te rapporteren. Denk aan een weergave om gesprekken over een bepaald product of een bepaalde dienst te volgen, zodat je inzichten en trends kunt herkennen. Deze informatie kan helpen om je supportprocessen te verbeteren en keuzes te maken op basis van data.
Aanpasbaar en flexibel
Met aangepaste weergaven kun je jouw inbox laten aansluiten op de werkwijze van je team. Je kunt zoveel weergaven maken als je nodig hebt en de filters aanpassen wanneer je wensen veranderen. Zo blijft je inbox overzichtelijk en afgestemd op je actuele prioriteiten.
Je kunt ook privéweergaven maken om je eigen inbox te organiseren, zonder dat dit invloed heeft op de rest van je team.
Hoe maak ik een supportweergave?
Volg de stappen uit het hoofdstuk over het aanmaken van een weergave.
Stel filters in die bepalen welke gesprekken je wilt opnemen in je supportweergave:
Gespreksstatus - Kies of je alleen gesprekken toont met status 'Nieuw' of 'In behandeling', afhankelijk van hoe je team supportgesprekken categoriseert
Gesprekstags - Gebruik je tags om supportgesprekken te classificeren (bijvoorbeeld 'Support' of 'Hulp')? Neem die dan op in je filters
Toegewezen aan - Heb je vaste teamleden die Support oppakken? Filter dan op gesprekken die aan hen zijn toegewezen
Hoe maak ik een salesweergave?
Volg de stappen uit het hoofdstuk over het aanmaken van een weergave.
Stel filters in die bepalen welke gesprekken je wilt opnemen in je salesweergave:
Gespreksstatus - Kies of je alleen gesprekken toont met status 'Nieuw' of 'In behandeling', afhankelijk van hoe je team salesgesprekken categoriseert
Gesprekstags - Gebruik je tags om salesgesprekken te classificeren (bijvoorbeeld 'Sales' of 'Verkoop')? Neem die dan op in je filters
Toegewezen aan - Heb je vaste teamleden die Sales oppakken? Filter dan op gesprekken die aan hen zijn toegewezen
Veelgestelde vragen
Kan ik een weergave privé of openbaar maken?
Kan ik een weergave privé of openbaar maken?
Ja. Zet de schakelaar 'Openbaar?' aan als je de weergave met je team wilt delen. Laat je deze uit, dan blijft de weergave privé.
Kan ik meerdere filters in één weergave gebruiken?
Kan ik meerdere filters in één weergave gebruiken?
Ja. In 'Filters +' kun je meerdere voorwaarden aanmaken. Je verwijdert een filter door op de 'X' te klikken.
Hoe maak ik een weergave vast bovenaan de lijst?
Hoe maak ik een weergave vast bovenaan de lijst?
Klik op de verticale puntjes naast de weergave en kies 'Deze weergave vastmaken'.
Wat kan ik doen met een bestaande weergave?
Wat kan ik doen met een bestaande weergave?
Je kunt een weergave bijwerken of verwijderen via de verticale puntjes naast de weergave en daarna 'Bijwerken' of 'Verwijderen'.