Met de Google Spreadsheets koppeling kun je handmatige gegevensinvoer elimineren en veel sneller en betrouwbaarder rapportgegevens verzamelen. Je kunt namelijk contacten van MailBlue doorzetten naar Google Sheets middels een automatiseringsactie, of de contacten importeren naar je MailBlue-account.
Onderdelen van dit artikel:
- Hoe werkt de Google Sheets koppeling?
- Contacten importeren vanuit Google Sheets
- Contacten exporteren naar Google Sheets
- Hoe kan ik de koppeling verbreken?
Hoe werkt de Google Sheets koppeling?
De Google Spreadsheets koppeling biedt twee, afzonderlijke synchronisatieopties aan. Je kunt namelijk contacten importeren naar MailBlue, maar ook via een automatisering in je MailBlue account contacten plaatsen op het blad van je Google Spreadsheet.
Je kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van beide mogelijkheden, maar afzonderlijk is ook mogelijk.
Beide opties voegen een tag toe aan je contacten: 'google-sheets-integratie'.
Contacten importeren vanuit Google Sheets
Met deze optie worden er nieuwe contacten toegevoegd aan je MailBlue account. Elk contact krijgt dan een tag toegevoegd aan zijn of haar contactprofiel.
Let op: de contacten worden niet automatisch aan een lijst toegevoegd.
Hoe werkt de synchronisatie?
Elke 30 minuten wordt de synchronisatie uitgevoerd. Bij het configureren kun je één van de volgende opties kiezen:
- Contacten importeren en in de toekomst nieuwe contacten importeren
- Contacten importeren en in de toekomst géén nieuwe contacten importeren
Als je contacten zijn gesynchroniseerd worden ze niet automatisch geüpdatet. Je kunt gebruik maken van de knop 'herstarten' om updates over je contacten te synchroniseren. Deze knop is beschikbaar op de pagina voor de interne Google Sheets-app (nadat de koppeling is gekoppeld).
Als je de knop hebt aangeklikt, wordt er elk half uur naar nieuwe updates gescand. De nieuwe updates worden dan direct doorgevoerd.
Veldtoewijzing
De koppeling importeert geen nieuwe aangepaste velden. Voordat je deze koppeling maakt is het van belang dat je eerst alle aangepaste velden die je in je Google Sheets gebruikt hebt aangemaakt óók in jouw MailBlue account aan hebt gemaakt. Je kunt dan de aangepaste velden koppelen aan de velden in jouw Google Spreadsheet.
Let op: het is niet mogelijk om deal- of accountvelden te importeren.
Contacten exporteren naar Google Sheets
Hoe werkt de koppeling?
Voor het maken van de koppeling dien je te beschikken over een Google-account en een MailBlue abonnement. Je dient toegang te geven tot je Google Spreadsheets en MailBlue automatiseringen.
Goed om te weten:
- Dit is een een-richting koppeling die contactgegevens van het MailBlue account naar een Google Spreadsheet blad pusht. De koppeling deelt geen gegevens uit Google Spreadsheets naar je MailBlue account.
- Je kunt zoveel mogelijk Google-accounts aan je MailBlue account koppelen als je maar wilt.
- Je kunt slechts één Google Spreadsheet per automatiseringsactie 'Een rij maken' gebruiken.
- Alleen contactvelden kunnen worden gesynchroniseerd met de Google Spreadsheet. Dit bevat de standaard- en aangepaste contactvelden in MailBlue.
- Alleen contactpersonen die de actie 'Een rij maken' in een automatisering bereiken, worden toegevoegd aan de verbonden Google Spreadsheet.
- Elke gebruiker in het account met toegang tot de automatisering heeft ook toegang tot een verbonden Google-account en kan rijen toevoegen aan een Google Spreadsheet in dat account.
Hoe maak ik de koppeling?
- Ga linksonderin naar 'Apps' in je MailBlue account en zoek naar Google Sheets.
- Klik op de software en navigeer rechts bovenin naar de blauwe 'Importeer Contacten' knop.
- Selecteer het Google-account dat je toegang wilt geven tot MailBlue en klik op 'Connect'.
Je krijgt een melding te zien dat je Google Account is gekoppeld. Je dient nog een spreadsheet aan te klikken en daarna is je account volledig gekoppeld. Mocht je de verbinding weer willen verbreken, kun je dat ook op deze pagina doen.
Hoe gebruik ik de koppeling?
Wanneer je een succesvolle koppeling hebt gemaakt, kun je de Google Sheets 'Een rij maken' actie gebruiken bij je automatiseringen. Deze staat onder het kopje 'CX Apps' van alle automatisering acties. Klik op de actie en sleep deze naar je automatisering.
- Een dialoogvenster 'Een rij maken' wordt geopend. Klik op de knop 'Connect'.
- Er verschijnt een lijst met Google-accounts waartoe je toegang hebt. Klik op het Google-account dat je graag wilt verbinden met MailBlue.
- Kies de Google Spreadsheet die je wilt bijwerken, evenals de bladnaam. Klik hiervoor op de vervolgkeuzelijst voor beide items en klik vervolgens op de spreadsheetnaam en de bladnaam. Klik daarna op de knop 'Doorgaan'
Goed om te weten: als je de spreadsheet die je wilt bijwerken er niet tussen ziet staan, kun je in het veld de naam typen en erop klikken om deze te selecteren.
Voor de volgende stap moet je contactvelden in je MailBlue account toewijzen aan kolommen in de Google Spreadsheet, zodat deze informatie met elkaar matcht.
Let op: kolomnamen (indien gebruikt) worden niet weergegeven in de 'Selecteer een veld' lijst. In plaats daarvan zie je bijvoorbeeld: Kolom A, Kolom B, etc.
Je kunt eventueel nog extra velden toewijzen. Klik hiervoor op 'Veldtoewijzing toevoegen' en match het MailBlue veld aan de gewenste Google Spreadsheet kolom. Als je een bepaald veld niet wilt toewijzen, kun je op het kruisje 'X' klikken.
Wanneer je klaar bent met het toewijzen van de velden, klik je op de knop 'Voltooien'. De actie 'Een rij maken' is toegevoegd aan je MailBlue automatisering.
Let op: de namen van de tabbladen binnen een Google Spreadsheets mogen geen dubbele punten bevatten. Dit zorgt er namelijk voor dat de synchronisatie niet wordt verwerkt. Het is wel mogelijk om leestekens als '>' of '[ ]' te gebruiken.
Hoe kan ik de koppeling verbreken?
Er zijn een paar opties om de integratie met Google Spreadsheets te verbreken. Zodra de koppeling is verbroken, wordt de informatie niet meer gesynchroniseerd. Eerdere gesynchroniseerde informatie zal zichtbaar blijven in je MailBlue account en/of Google Spreadsheet.
Stoppen met het importeren van contacten naar MailBlue
Wanneer je de Google Spreadsheet loskoppelt, is het Google-account nog steeds gekoppeld aan het MailBlue account. Zodra het blad is losgekoppeld, worden alle import synchronisaties stopgezet.
- Klik op 'Apps > Verbonden apps' in het linkermenu
- Klik op 'Google Spreadsheet' om deze te openen
- Klik op het tabblad 'Importeren'
- Klik op het onderste streepje voor de import die je wilt stopzetten
- Klik op de optie 'Import verwijderen'
Stopzetten van het toevoegen van contacten op de Google Spreadsheet
Je kunt voorkomen dat contacten worden gesynchroniseerd met je Google Spreadsheet. Je kunt hiervoor de actie 'toevoegen aan een Google Spreadsheet' uit de automatisering verwijderen.
Let op: houd er rekening mee dat het Google-account nog steeds is gekoppeld aan MailBlue.
Loskoppelen van MailBlue en Google
Je kunt het Google-account loskoppelen van MailBlue zodat er geen synchronisaties meer plaatsvinden.
- Klik op 'Apps > Verbonden apps' in het linkermenu
- Klik op de app 'Google Spreadsheet'
- Klik op de knop 'Verbinding verbreken' in het nieuwe venster.
Je Google-account wordt nu losgekoppeld van MailBlue. Je ontvangt een bevestiging op de pagina voor de interne Google Sheets-app.