Hoe zorg ik dat mijn mails goed aankomen bij Gmail?

11 januari 2024 11:24

Gmail is een van de grootste e-mailproviders van zowel B2B- als consumenten mailboxen in Nederland. Google beheert Gmail.com en biedt ook Google Workspace voor bedrijven. Google Workspace e-mailadressen volgen dezelfde leveringsregels als elk Gmail-adres voor consumenten.

Gmail hanteert een streng spam beleid. E-mails die verstuurd worden naar Gmail kunnen geregeld in de spambox terecht komen als je geen rekening houdt met een aantal belangrijke punten. In dit artikel geven we je meer inzicht in het spam beleid van Gmail, en geven we je praktische tips mee om ervoor te zorgen dat je mails goed ontvangen zullen worden door jouw Gmail contacten.

Gmail heeft zelf een ontzettend leerzame gids voor bulk verzenders genaamd 'Voorkom dat e-mail naar Gmail-gebruikers wordt geblokkeerd of in de spam terechtkomt'. In deze gids, in combinatie met dit artikel, worden de fundamentele principes uiteengezet waarop je je moet focussen om een goede leverbaarheid bij Gmail te kunnen realiseren.

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen:

Domein vs IP reputatie

De reputatie van je domein is de belangrijkste factor voor de levering bij Gmail, en is zelfs belangrijker dan je IP-reputatie. Gmail heeft een zeer geavanceerd, intelligent machine-learning-model dat de activiteit van elk domein bijhoudt. De geschiedenis van je domein reputatie is dus bepalend voor je levering aan Gmail.

Omdat domeinen zo zwaar wegen bij Gmail moet je proberen om zo min mogelijk domeinen te gebruiken. Dit zal bijdragen aan een helpen een statische, compacte reputatie te behouden. Vermijd, wanneer mogelijk, dus ook het gebruik van een nieuw domein. De levering van je e-mails aan Gmail adressen zal minimaal een paar weken ondermaats zijn als je een nieuw domein gebruikt, omdat het enige tijd kan duren voordat het nieuwe domein is opgewarmd.

In dit artikel zullen we spreken over 'afzender reputatie'. Hiermee bedoelen we de algehele domein reputatie.

Waarom betrokkenheid van je contacten belangrijk is voor je leverbaarheid bij Gmail

Betrokkenheid is de basis om een goede reputatie op te bouwen en dus een goede leverbaarheid bij Gmail te realiseren en is dus het belangrijkste focus punt. In de Gmail gids staat: "Stuur alleen e-mail naar gebruikers die ervoor kiezen je berichten te ontvangen en te lezen." Gmail beschikt over honderden sensoren die de domein reputatie bepalen. Alles wat je naar Gmail verzend, wordt geanalyseerd en draagt bij aan je verzendreputatie. Dit betekent dat je berichten dient te sturen naar ontvangers die zich hebben aangemeld voor je lijst en positieve interacties met je e-mails hebben. Als je dit doet, kun je een ijzersterke domein reputatie opbouwen en problemen met de leverbaarheid voorkomen.

Een aantal voorbeelden van positieve interacties van contacten met je mailings zijn:

Openen van mails
Doorsturen van mails
Antwoorden op mails
Verplaatsen van e-mails naar de primaire inbox wanneer ze aanvankelijk in de spambox waren beland
Mails markeren met ster

Dit zijn enkele voorbeelden van negatieve interacties van contacten met je mailings:

Markeren als spam
Mails niet openen, of het verwijderen van een ongeopende mail
Markeren als phishing

Spam klachten zijn een zeer negatief signaal dat rechtstreeks van invloed is op de reputatie van je domein. Het is het beste om je Googlehttps://help.mailblue.nl/hc/nl/articles/9640105743388-Spamklachtpercentage-wat-bedoelen-we-daarmee-onder de 0,1% te houden. Alles boven deze waarde wordt beschouwd als potentiële spam, en alles boven de 0,3% wordt onmiddellijk als spam gefilterd. We raden je aan Google Postmaster Tools in te stellen, zodat je inzicht krijgt in je spam percentage.

Het is belangrijk om een overzichtelijke lijst in je MailBlue account bij te houden van betrokken contacten die het snelst openen en positieve interacties met je e-mails hebben. Dit staat bekend als ‘lijsthygiëne’. Het ergste dat je voor je afzender reputatie bij Gmail kunt doen, is e-mails sturen naar lijsten met contactpersonen die je berichten niet openen. Als je routinematig berichten verzend naar oude lijsten met niet-betrokken gebruikers bij Gmail (zelfs als deze gebruikers zich wel hebben aangemeld en op een gegeven moment wel betrokken waren), zal je domein reputatie afbrokkelen. Gmail beschouwt de e-mail als ongewenst en sorteert deze als spam.

Als contactpersonen je berichten niet openen, dien je hen uit te schrijven. Wanneer je een contact als niet-betrokken kunt zien, is afhankelijk van je bedrijf. We raden iedereen aan, ongeacht het type bedrijf, om geen e-mails meer te versturen naar iedereen die al 12 maanden niets heeft geopend en deze contacten uit te schrijven voor al je mailinglijsten. Idealiter zou je een kortere periode hanteren. Soms wordt er zelfs voor gekozen om contacten uit te schrijven na slechts 30-60 dagen onbetrokkenheid. We verwijzen je graag door naar ons artikel over Engagement Tagging. Met deze automatiseringen kun je je contacten uitschrijven wanneer zij niet meer betrokken zijn met je mails om zo een 'gezonde' lijst aan betrokken contacten te behouden. Als je hier bewust en consequent mee aan de slag gaat zul je zien dat je mails goed ontvangen zullen worden door je Gmail contacten.

Gepersonaliseerde aflevering

Gmail gebruikt betrokkenheid om de plaatsing van de inbox voor elke ontvanger te bepalen. Je e-mail kan bijvoorbeeld naar de primaire inbox van de ene ontvanger gaan en naar de spambox van een andere ontvanger. Dit is gebaseerd op de persoonlijke voorkeuren van elke unieke ontvanger en is gebaseerd op wat de ontvanger doorgaans wel en niet leest.

Een goede manier om je leverbaarheid te testen is door een nieuw Gmail-account aan te maken en daar je mail naartoe te sturen. Bij nieuwe Gmail accounts is er namelijk nog geen data beschikbaar over de persoonlijke voorkeuren en kun je dus een zo objectief mogelijk inzicht verkrijgen. Als je het in de inbox ziet, ben je in goede vorm. Als de mail in spam terechtkomt, is je afzender reputatie nog niet waar het moet zijn. Ook kun je wederom met Google Postmaster Tools een objectief overzicht krijgen van je afzender reputatie bij Gmail en wordt deze data niet beïnvloed door de persoonlijke voorkeuren van de ontvanger.

E-mailverificatie (DNS)

Waar voorheen het instellen van je eigen e-mailverificatie nog niet verplicht was (maar wel altijd aangeraden werd als je met leverbaarheidsproblemen kampte), is het instellen van je eigen e-mailverificatie, waaronder de DKIM en DMARC, vanaf begin februari 2024 wel verplicht. Gmail en Yahoo lanceren per februari 2024 namelijk een nieuw beleid wat betreft de authenticatie van mails.

Wat houdt dit precies in? Als je een MailBlue account aanmaakt, dien je je verzenddomein te koppelen en te authenticeren, waarmee je aangeeft dat jij daadwerkelijk degene bent die campagnes verzend. Je kunt het dus zien als een digitale handtekening. Door je verzenddomein te authenticeren, vergroot je de leverbaarheid van je campagnes.

Om dit te regelen, dien je eenmalig instellingen door te voeren bij de DNS gegevens bij je hosting partij. Hoe je dit doet, lees je hier: Hoe koppel ik mijn verzenddomein aan MailBlue? (DNS)

Het instellen van de DKIM zal niet alleen bijdragen aan een goede leverbaarheid, maar het zal er ook voor zorgen dat de 'via'-header zal verdwijnen:

Vergroot geleidelijk je zendvolume

Wanneer begint met verzenden moet je geleidelijk je IP opwarmen. Gmail beschouwt piek-verzenden zonder voldoende opwarming als spam. Wanneer Gmail zulk spamgedrag detecteert, worden je berichten afgeremd en zal je afzender reputatie hieronder lijden. Onze gedeelde IP-adressen zijn erg warm, maar als je naar grote contacten aantallen wilt versturen zul je hier geleidelijk mee moeten omgaan.

Verzend je e-mails consistent

Het is belangrijk om grote pieken in verzending te voorkomen. Stel dat je bijvoorbeeld een grote lijst met maandelijkse nieuwsbrieven hebt, kun je de lijst in kleinere segmenten opdelen en de e-mail over meerdere dagen naar elk segment kunnen sturen in plaats van elke maand in één keer naar de hele lijst te sturen. Hoe consistenter het verzendvolume, dus hoe minder 'pieken', hoe beter.

Als vuistregel geldt dat deze “piek” in het verzendvolume vooral gevaarlijk is als deze te abrupt is. Als je plots van het verzenden naar 10.000 contacten naar het verzenden van 20.000 contacten gaat, is het al twijfelachtig of dit goed zal gaan. Als je doorgaans naar 25.000 contacten verzend en je bent van plan om plotseling naar 100.000 contacten te verzenden, zal dat gegarandeerd problemen opleveren.

Wat je zeker moet vermijden

Stuur geen berichten die lijken op standaard phishing praktijken
Zorg dat de dat URL's in je mails overeenkomen. Niet-overeenkomende URL's kunnen ervoor zorgen dat je e-mailberichten op een phishing-poging lijken. Als je in de tekst van je mail bijvoorbeeld URL plaatst 'mijnsite.com', moet de een hyperlink achter deze tekst ook naar https://mijnsite.com linken, en niet naar een andere website.
Zorg ervoor dat gebruikers zich aanmelden om e-mails van je te ontvangen
Dit betekent dat je geen berichten naar een gebruiker mag sturen voor een bedrijf waarvoor hij of zij zich niet expliciet heeft aangemeld. Dit betekent ook dat alle vormen van het kopen van lijsten, het toevoegen van lijsten, het schrappen van lijsten en het verhandelen/bemiddelen van lijsten moeten worden vermeden, omdat deze je leverbaarheid bij Gmail zeker zullen ondermijnen, en omdat het simpelweg niet legaal is. Meer informatie hierover lees je in dit artikel.
Vermijd opt-in-formulieren die standaard zijn aangevinkt en die gebruikers automatisch abonneren
Je dient uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen via je abonnementsformulieren. Je mag niet vooraf het aanmeldingsvak al aanvinken en geen kleine lettertjes toevoegen over het verzenden van marketingberichten. Je mag alleen contactpersonen mailen als zij zich uitdrukkelijk hebben aangemeld voor het ontvangen van mails vanuit het bedrijf waarvoor je verzendt.
Wees voorzichtig met affiliatemarketing
Gmail is erg op zijn hoede als het om affiliate marketing gaat omdat spammers vaak misbruik maken van affiliate marketingprogramma's. Als je bedrijf in verband wordt gebracht met marketingspam, kunnen je andere e-mails ook als spam worden gemarkeerd. Alle affiliate links die je gebruikt moeten zijn ingebed in de context van een echt, waardevol merk en boeiende inhoud. Als je alleen maar aanbiedingen verspreidt om klikken op partnerlinks te krijgen, zal de leverbaarheid bij Gmail snel afnemen.
Zorg ervoor dat je domein niet op een onveilige lijst wordt vermeld met Google Safe Browsing

Hoe zit het met de Gmail reclamebox?

Uit onderzoek blijkt dat de reclamebox van Gmail geen negatief effect heeft op de openingspercentages en de betrokkenheid bij je berichten. Berichten die in deze reclamebox terecht komen worden in een gezond, normaal tempo gelezen. Sommige sectoren zien zelfs hogere conversiepercentages op berichten die in de reclamebox binnenkomen, omdat dit voor eindgebruikers een handige manier is om marketingberichten te categoriseren. Belangrijk om te weten is dat er geen snelle weg of manier is om Gmail te misleiden om de reclamebox te vermijden, zelfs als je dat zou willen.

Voor meer informatie over dit onderwerp, kun je bij het volgende hulpartikel terecht: De waarheid achter Gmail-tabbladen in kaart gebracht

Extra tips voor een goede leverbaarheid bij Gmail adressen

Hier volgen nog enkele andere tips die kunnen zorgen voor een goede afleverbaarheid bij Gmail:

Gebruik Google Postmaster Tools om je domein reputatie te monitoren
Bevestig het e-mailadres van elke ontvanger voordat je deze op je lijst abonneert
Dit kan met een dubbele opt-in. Indien mogelijk raden we je ook aan een captcha te gebruiken om te voorkomen dat bots je formulieren invullen. Meer informatie hierover lees je in deze artikelen:
- Dubbele opt-in: Wat is het verschil tussen een double (dubbele) en single opt-in? & Hoe kan ik een dubbele opt-in in- of uitschakelen?
- Captcha: Hoe voorkom ik (d.m.v. captcha) dat er er spam in mijn formulier terecht komt?
Zorg ervoor dat je uitschrijflinks prominent aanwezig zijn en zo gemakkelijk te vinden zijn
Het is beter als contacten zich afmelden voor je e-mails via de uitschrijflink dan dat ze e-mails als spam markeren of niet-betrokken abonnees worden die je mails nooit openen en zo de afzender reputatie aantasten.
Gebruik zoveel mogelijk een consistent 'van' e-mailadres
Vraag daarnaast je ontvangers om dit e-mailadres aan hun contactenlijst toe te voegen. Gmail zegt: "Berichten met een 'van' e-mailadres die voorkomt in de lijst met contactpersonen van de ontvanger worden minder snel als spam gemarkeerd."

Waarschuwingen die je tegen kunt komen

Phishing waarschuwing

Wanneer je naar Gmail verzend kun je waarschuwingen tegenkomen zoals deze:

Deze waarschuwing ontstaat als het domein in de 'naar' en 'van' e-mailadressen gelijk zijn, maar wanneer het 'antwoord aan' e-mailadres een ander domein bevat. Dit wordt als phishing gezien.

Spam waarschuwing

Je kunt ook de volgende melding tegenkomen:

Wanneer je een waarschuwing zoals deze tegenkomt betekent dit niet dat er een technisch probleem is, maar betekent dit dat je domein of je inhoud een negatieve reputatie heeft gekregen in Gmail. We raden je dan aan om je aan te melden voor Google Postmaster Tools om meer inzicht te krijgen in de oorzaak van deze melding. Neem vervolgens de verschillende tips door die in deze handleiding beschreven worden om te proberen je verzendreputatie te verbeteren.

Let op: Als je domein een negatieve verzendreputatie heeft gekregen, ruil het dan niet in voor een nieuw domein. De geavanceerde systemen van Gmail kunnen dit soort activiteiten gemakkelijk identificeren. Dit zal er alleen maar toe leiden dat het probleem erger wordt voor zowel het nieuwe als het oude domein.

Vermijd focussen op technische problemen

Het is verleidelijk om veel tijd te besteden aan het opsporen van technische problemen als je denkt dat er een probleem is met de leverbaarheid bij Gmail. Soms kan er een technisch probleem zijn, maar dat komt zelden voor. Meestal wordt een leveringsprobleem bij Gmail veroorzaakt doordat je niet goed genoeg werkt aan je reputatie, of doordat er cruciale vuistregels die Gmail hanteert worden geschonden. Vaak bevat de lijst niet betrokken-, oude-, en niet correct aangemelde contacten, of de inhoud van de mail komt niet overeen met hetgeen waarvoor mensen zich hebben aangemeld en is dus niet relevant voor hen. Als je problemen hebt met Gmail, kun je je het beste concentreren op lijsthygiëne en betrokkenheid, in plaats van op technische details. We ondervinden eigenlijk altijd dat je geen leverbaarheidsproblemen zult ondervinden bij Gmail als je een goede, overzichtelijke en betrokken lijst aan contacten hebt.