In dit artikel leggen we je uit hoe het CRM systeem in MailBlue werkt. Het CRM systeem vind je onder het tabje 'deals' in het linkermenu.
In dit artikel lees je meer over:
Onder het 'deals' tabje in het menu vind je ons uitgebreide CRM. Hiermee kun je je sales proces automatiseren en bijhouden. En niet alleen met betrekking tot sales, je kunt het bijvoorbeeld ook gebruiken om het proces uit te werken voor het aannemen van nieuwe werknemers.
In dit artikel focussen we op het gebruik van het CRM als een sales tool.
Pipelines, stadia en deals
Dit zijn de drie belangrijkste onderdelen van het CRM. We bespreken ze hieronder.
Wat zijn deals?
Je kunt deals zien als een manier om gekwalificeerde leads te identificeren als potentiële klant. Deals zijn de contacten die in je pipeline zitten en onderweg zijn een klant te worden. Het is belangrijk om te bepalen wat een lead gekwalificeerd maakt. Hiervoor kun je gebruik maken van lead scoring.
Door punten toe te kennen aan je contacten op basis van hun acties is een goede manier om gekwalificeerde leads te onderscheiden. Er zijn echter nog veel meer mogelijkheden. Je kunt ook gebruik maken van de segmenteer opties.
Wanneer een deal is aangemaakt wordt het toegewezen aan een werknemer die de vooruitgang van de deals in de pipeline in de gaten houdt.
Wat zijn pipelines?
Een pipeline is je sales proces (of een ander soort bedrijfsproces), zoals bijvoorbeeld 'schrijft zich in voor online cursus' of 'koopt huis'. De pipeline laat het gehele proces van het omzetten van leads naar klanten zien.
Je kunt zoveel pipelines maken als je wilt.
Wat zijn stadia?
Pipelines bestaan uit verschillende stadia, de stappen die een deal doorloopt om het gehele (sales)proces te voltooien. Zo zouden de stadia binnen een pipeline als volgt kunnen zijn: 'Contact opnemen', 'In gesprek' en 'Stuur voorstel'. Om een stap toe te voegen, klik op 'voeg een stage toe' rechts bovenin het scherm.
Door op het pijltje naast de titel van de pipeline (links bovenin) te klikken kun je wisselen tussen de verschillende pipelines en nieuwe toevoegen.
Bij het aanmaken van een pipeline kies je een benaming en de valuta. Daarnaast geef je aan of deals die aan de pipeline worden toegevoegd automatisch aan werknemers worden toegewezen (om en om) of dat dit bepaald wordt aan de hand van de deal waarde. Je kunt het automatisch toewijzen ook helemaal uitzetten.
Bij het aanmaken van een deal kun je ook een specifieke medewerker selecteren.
Nogmaals kort samengevat: deals representeren de leads die mogelijk een klant worden. In het CRM kun je gemakkelijk zien in welk stadium en in welke pipline een deal zich bevindt.
'Open' deals zijn de deals die nog actief zijn .'Gewonnen' deals zijn de deals die het doel van de pipeline hebben behaald. 'Verloren' deals zijn leads die dit doel niet hebben bereikt.
Hoe deals worden gemaakt
Er moet dus vooraf een set van criteria opgesteld worden waaraan een contact moet voldoen om als deal toegevoegd te worden aan een pipeline. Je kunt deals automatisch of handmatig aanmaken.
Handmatig deals maken
Om handmatig een deal aan te maken, klik je op 'nieuwe deal' rechts bovenin het scherm. Vul vervolgens alle gegevens in en klik op de groene 'maak een deal' button.
Weergave
Onder de 'nieuwe deal' button staan de weergave opties. Je hebt de keuze om je pipeline horizontaal of verticaal te organiseren.
Als je klikt op het vinkje krijg je een verticale weergave, ofwel het 'takenoverzicht' te zien en worden de taken gegroepeerd. Een voorbeeld van zo'n taak is 'bel contact' of 'stuur contact een e-mail'. Je kunt de verticale weergave als een to-do lijst beschouwen, terwijl de horizontale weergave je een duidelijk overzicht geeft van de gehele pipeline.
Je kunt het takenoverzicht groeperen op basis van 'volgende actie' en 'stadium'. Groeperen op 'stadium' geeft je een visuele weergave van de taken die nog uitgevoerd moeten worden. Groeperen op 'volgende actie' laat je alleen de deals met taken zien.
In de horizontale weergave kun je gebruik maken van het drag-and-drop systeem. Je kunt hiermee deals gemakkelijk naar het volgende stadium in de pipeline slepen. Je kunt aangeven welke informatie je per deal wilt zien. Als je op het tandwieltje klikt bij het stadium kun je onder 'kaartuitstraling' de gewenste gegevens selecteren.
Geautomatiseerd deals maken
Het is ook mogelijk om geautomatiseerd deals aan te maken. Om dit te doen moet je vooraf al een pipeline gemaakt hebben. Klik vervolgens op 'automatiseringen' in het menu links. In het voorbeeld hieronder is de trigger 'de score van het contact verandert boven 80'. Zodra een contact aan deze voorwaarde voldoet, worden ze automatisch toegevoegd aan de automation.
Je kunt de 'voeg een deal toe' actie in je automation plaatsen door op het plusje te klikken en te kijken onder 'crm', of je sleept de actie vanuit de rechter balk naar de gewenste plek. Je wordt vervolgens gevraagd om de deal een naam te geven (dit kun je personaliseren zoals in het voorbeeld), om de waarde toe te voegen, om de pipeline en het stadium in te vullen en om een medewerker toe te wijzen.
Deals gebruiken in MailBlue
Je weet nu wat deals zijn en hoe je ze kunt aanmaken. Maar hoe kan het CRM systeem jou helpen?
Het voornaamste doel van ons CRM systeem is het beheren van je sales pipelines. Je kunt:
- Het volledige sales proces automatiseren
- Nauwkeurig je inkomsten weergeven
- De sterke en zwakke stadia in je pipelines evalueren
- Makkelijk inschatten welke deals waarschijnlijk 'gewonnen' worden
- Overzicht behouden van voor welke deals je medewerkers verantwoordelijk zijn
We hopen dat dit overzicht je een idee heeft gegeven van hoe het CRM systeem jouw business kan versterken!