Hoe gebruik ik 'Accounts' in MailBlue?

Let op: 'Accounts' is beschikbaar vanaf een Plus en Professional abonnement met de Sales CRM-addon

In Accounts kun je details vastleggen over bedrijven waarmee je op accountniveau werkt. Bewaar alles op één plek, sla details op in standaard of eigen aangemaakte velden, bekijk alle contactpersonen die aan een bedrijf gekoppeld zijn, en maak segmenten en personaliseer e-mails op basis van de ingevulde velden.

Als je voorheen het veld 'Organisatie' gebruikte om een ​​bedrijfsnaam bij een contactpersoon vast te leggen, kun je dit nu beheren als een account. Het veld 'Organisatie' bestaat dus niet meer en dit is overgeheveld naar MailBlue Accounts. 

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen:

  1. Hoe de Accounts feature werkt.

  2. Hoe je een account (bedrijf/organisatie) binnen Accounts kunt aanmaken.

  3. Hoe je informatie over een organisatie kunt verzamelen.

  4. Hoe je standaard account en eigen account velden aanmaakt.

  5. Hoe je account notities in kunt zien en kunt toevoegen.

  6. Hoe je contacten toevoegt / bewerkt binnen Accounts.

  7. Hoe je contactpersonen uit accounts kunt verwijderen.

  8. Hoe je Accounts kunt verwijderen.

Hoe werkt de 'Accounts' functie?

Vergelijkbaar met Contacten en Deals, heeft Accounts ook een geheel eigen sectie binnen MailBlue waarin informatie opgeslagen kan worden over elke organisatie waar je mee samenwerkt. Per account kan er informatie worden opgeslagen zoals;

  1. Bedrijfsnaam

  2. (Post)adres

  3. Beschrijving

  4. Aantal medewerkers

  5. Jaarlijkse omzet

  6. Industrie/vertical

  7. Informatie verzameld in eigen velden

  8. Contacten die binnen de betreffende organisatie vallen

  9. Notities

  10. Bedrijfswebsite

Binnen Accounts kun je dus ook informatie opslaan die je zelf met eigen velden beheert, zodat je de contacten kunt segmenteren en je communicatie kunt personaliseren.

Een bedrijf of organisatie binnen 'Accounts' aanmaken

Je kunt accounts creëeren en wijzigen binnen Accounts; van grote organisaties met meerdere afdelingen tot aan kleine bedrijven, non-profits, families en meer. Zodra een account gecreëerd is, zal deze zichtbaar zijn op de overview pagina. Hier kun je het account inzien en op ieder gewenst moment updaten.

Om een nieuw account toe te voegen:

  1. Klik je op 'Contactpersonen' in het hoofdmenu van MailBlue.

  2. Klik je vervolgens op 'Accounts'.

  3. Klik dan op 'Een account toevoegen'.

  4. Er opent nu een scherm waarbinnen je de naam van het account in kunt vullen, de eigenaar van het account kunt selecteren als je bijvoorbeeld met meerdere account managers binnen je bedrijf werkt, en (indien bekend) de website van het bedrijf.

  5. Klik op 'Toevoegen'.

Afbeelding_1.png

Vervolgens kom je op een pagina terecht waar je een overzicht ziet van al jouw accounts. Klik vervolgens op je nieuwe account. Vanuit de persoonlijke account pagina kun je aanvullende informatie toevoegen binnen de secties 'Over', 'Notities' en 'Contactpersonen';

Afbeelding_2.png

Verzamel informatie over een organisatie

De sectie 'Over' heeft een aantal standaard velden die je kunt gebruiken om informatie over een bedrijf in op te slaan. Dit kun je aanvullen met eigen gemaakte velden. Zodra je eigen velden aanmaakt, zullen deze binnen Accounts dus zichtbaar zijn in het overzicht 'Over'.

Standaard account velden

De standaard account velden die vanuit MailBlue weergegeven worden kun je invullen door op 'Klik om toe te voegen' te klikken:

Afbeelding_3.png

Je kunt de te selecteren antwoorden in het drop-down menu bij 'Indrustie/vertical' en 'Jaarlijkse omzet' aanpassen binnen de 'Beheer > velden' sectie in MailBlue.

Eigen account velden

Als je meer informatie wilt opslaan over een organisatie kun je eigen velden creëeren. Deze kun je toevoegen door binnen Accounts op 'beheer velden' te klikken rechtsboven bij de sectie 'Over' óf je kunt naar het tabblad 'Beheer velden' via het hoofdmenu 'Formulieren'. Je dient hiervoor wel rechten te hebben als gebruiker binnen MailBlue om de account velden te mogen beheren. 

Om via de overview pagina van Accounts eigen velden toe te voegen:

1. Klik op de link 'beheer velden':

Afbeelding_4.png

2. Vervolgens klik je op 'veld toevoegen':

Afbeelding_5.png

3. Selecteer het type veld dat je wilt selecteren, en klik vervolgens op 'Volgende':

Afbeelding_6.png

Volg de overige stappen die de widget toont om je veld te creëeren. Zodra het veld gecreëerd is, zal deze getoond worden onder de sectie 'Over' binnen je overview pagina van een account.

Account notities inzien en toevoegen

De sectie 'Notities' maakt het mogelijk om notities over een bedrijf toe te voegen en op te slaan. Zo zou je bijvoorbeeld notities kunnen maken van (telefonische) gesprekken die gevoerd zijn met iemand binnen het bedrijf.

Om een notitie toe te voegen klik je op 'Voeg een notitie toe' in het Notities blok:

Afbeelding_7.png

Vervolgens typ je de gewenste notitie in binnen het veld dat zichtbaar wordt en klik je op 'Toevoegen'.

Contacten toevoegen / bewerken binnen Accounts

De sectie 'Contactpersonen' toont alle individuele contacten die geassocieerd zijn met dit account. Mocht je in het verleden reeds het veld 'Organisatie' ingevuld hebben bij contacten dan zal van deze organisatie reeds een account aangemaakt zijn binnen Accounts waarbinnen dan ook de contacten die hiermee geassocieerd waren in dit overview terecht zijn gekomen. 

Je kunt nieuwe contacten toevoegen door de link 'Een contactpersoon toevoegen' aan te klikken. Het toevoegen van de contacten binnen organisatie maakt inzichtelijk wie de beslissingsnemers zijn, wie opgevolgd dienen te worden en wie het meest betrokken is. Zo weet je zeker dat je de juiste contacten op het juiste moment bereikt.

N.B. Een contact kan slechts aan één account toegekend worden

Om een reeds bekend contact toe te voegen aan het account:

1. Klik op de 'Een contactpersoon toevoegen' link in de Contactpersonen sectie.

2. Een scherm zal openen waarbinnen je de naam van het contact, zijn/haar e-mailadres of zijn/haar telefoonnummer in kunt voeren.

3. Er zal een lijst met suggesties zichtbaar worden; klik hierin op het contact dat je toe wilt voegen.

Afbeelding_8.png

4. Klik vervolgens op 'Toevoegen'.

Je kunt ook via de contactpersonen pagina bij de contactinformatie iemand toevoegen aan een specifiek account. Klik hiervoor op het Account veld bij algemene gegevens en selecteer de accountnaam:

Afbeelding_9.png

Om een reeds bekend contact toe te voegen aan het account:

1. Klik op de 'Een contactpersoon toevoegen' link in de Contactpersonen sectie

2. In het volgende scherm kun je de naam van het contact, zijn/haar mailadres, telefoonnummer, account en functie binnen het bedrijf invoeren.

3. Klik vervolgens op de button 'toevoegen':

Afbeelding_10.png

Er zal een profiel aangemaakt worden voor dit nieuwe contact en je kunt dit contact terugvinden via het hoofdmenu 'Contactenpersonen' in MailBlue. Tevens wordt het contact nu binnen de sectie Contactpersonen in Accounts weergegeven:

Afbeelding_11.png

Ieder contact in Accounts krijgt automatisch een 'Laatste contact' datumveld toegevoegd. Als je het contact nieuw toegevoegd, zal hier nog geen datum in staan. Dit veld zal aangevuld worden wanneer één van de volgende vier gebeurtenissen plaats vind:

  1. Wanneer een één-op-één mail naar het contact is gestuurd.

  2. Wanneer een campagne of automation e-mail naar een het contact verzonden is.

  3. Als een taak bij het contact voltooid is.

  4. Als een deal-taak voltooid is (dit is het geval als dit contact het primaire contact is binnen de deal).

Een contact bewerken vanuit Accounts:

Je kunt de voornaam, achternaam, functienaam, telefoonnummer en het e-mailadres van een contact bewerken vanuit het account record.

Om dit te doen:

1. Zoek je het contact op die je wilt updaten.

2. Beweeg met je muis over het contact en klik op het potloodje.

3. Vervolgens opent zich een scherm waarbij je de gegevens in die velden aan kunt passen:

Afbeelding_12.png

4. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan

De wijzigingen die je hier toepast zullen ook zichtbaar worden in het contactprofiel van dit contact (via het hoofdmenu 'Contacten'). 

Contactpersonen verwijderen uit Accounts

Je kunt contactpersonen binnen je Accounts, of de Accounts zelf gemakkelijk verwijderen.

Indien je een contact wilt verwijderen uit een Account, kun je de associatie met die organisatie verwijderen. Op deze manier verwijder je enkel de associatie met dit account, dus het contactprofiel zal niet volledig uit MailBlue verdwijnen.

1. Ga naar het account en zoek het contact op dat je daar wilt verwijderen.

2. Beweeg je muis over het contact en klik op de 'X'.

Afbeelding_13.png

3. Bevestig de stap door in het volgende scherm op 'Verwijderen' te klikken.

Een account verwijderen

Als je een account pagina helemaal niet meer gebruikt voor je business, dan kun je deze volledig verwijderen door naar de Accounts overzichtpagina te gaan of in het account zelf.

Als een account wordt verwijderd, zal alle informatie die hier in opgeslagen stond verloren gaan en niet meer terug te halen zijn. Enkel de contactprofielen zullen nog bewaard blijven en zijn beschikbaar via het hoofdmenu 'Contactpersonen' van MailBlue.

Voordat je een account verwijderd raden we aan om de bulk editor te gebruiken om alle contacten die geassocieerd worden met dit account een tag mee te geven, dit voor jezelf om de associatie met het account nog terug te kunnen roepen eventueel. Mocht je niet weten hoe je in bulk deze contacten een tag mee kan geven, dan vind je dit in dit artikel

Een account verwijderen vanuit de Account overzichtpagina:

1. Navigeer naar de Accounts overzichtpagina door in het linkermenu via 'Contactpersonen' vervolgens op 'Accounts' te klikken.

2. Vink de checkbox aan voor het account dat je wilt verwijderen.

3. Klik op de button 'Verwijder'.

4. Bevestig deze actie in het volgende scherm door opnieuw op 'Verwijder' te klikken.

Afbeelding_14.png

Een account verwijderen op de pagina van het account:

1. Klik op de pagina van het account rechtsboven op de 'Acties' drop-down

2. Klik vervolgens op de button 'Verwijder'

3. Bevestig deze actie in het volgende scherm door opnieuw op 'Verwijder' te klikken 

Afbeelding_15.png

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0