Als je overstapt van een andere CRM software zoals bijvoorbeeld Pipedrive, Teamleader of iets anders naar het CRM van MailBlue kan het handig zijn om al bestaande contacten/deals te importeren in MailBlue. Dat kan met de import tool.
Wat we in dit artikel doornemen:
Voordat je start met importeren
Check voordat je gaat starten met het importeren van deals onderstaande punten:
- Alleen het account 'admin' heeft toegang tot deze functie. Andere groepen hebben toestemming nodig om deze functie te gebruiken
- De import tool werkt alleen met een CSV-bestand
- De bestandsgrootte van het te importeren bestand mag maximaal 100MB zijn. Als je bestand groter is, is het verstandig deze op te knippen in meerdere CSV-bestanden
- Pijplijnen, stages en aangepaste deal velden moeten eerst zijn aangemaakt in MailBlue voordat je kunt importeren
- Deal/contact eigenaren moeten eerst zijn aangemaakt in MailBlue voordat je kunt importeren
- Alle deals/contacten die worden geïmporteerd in MailBlue krijgen allemaal de status 'open'
- Deals die geen gedefinieerde waarde hebben krijgen automatisch een waarde van €100,00 na de import
Onderdelen van je CSV-bestand
Je CSV-bestand moet voor de import de volgende informatie bevatten:
- Pijplijn: de naam van de pijplijn moet exact matchen met de pijplijn die je hebt aangemaakt
- Stage: de naam van je stage moet ook exact matchen met de stage die je hebt aangemaakt. Stages in verschillende pijplijnen kunnen dezelfde namen bevatten.
- Deal titel: elke deal/contact moet een titel hebben in je CSV-bestand. Als er geen titel is krijg je een error bij de import.
- Deal eigenaar (e-mailadres of MailBlue gebruikersnaam): elke deal / contact moet in je CSV-bestand een deal eigenaar hebben.
- Contactnaam of Accountnaam: elke deal moet gelinkt kunnen worden aan een bestaand contact of bestaand account. Zorg ervoor dat de naam exact matcht met de naam die al bekend is in MailBlue.
- Zorg ervoor dat er geen enters zitten tussen de veld waarden. Dit kan ervoor zorgen dat de import mislukt.
- Datum velden moeten het volgende format hebben: JJJJ-MM-DD
- Verschillende waarden in een veld moeten dubbele aanhalingstekens hebben en worden gescheiden met een komma: 'Optie 1, Optie 2'
Importeren van deals
- Om deals te importeren in het CRM ga je naar 'Deals'.
- Klik rechts bovenin op 'Deals importeren'.
- Het import veld wordt geopend.
- Klik op het CSV-bestand dat je wilt importeren. Het bestand wordt geüpload naar de importeur.
- Vervolgens wijs je kolommen uit het bestand toe aan velden in MailBlue. Houd er rekening mee dat het systeem automatisch op basis van de kopteksten probeert deze velden aan elkaar te linken. In de kolom Veldwaarden aan de rechterkant zie je een voorbeeld van veldwaarden. Om velden toe te wijzen, klik je op elke vervolgkeuzelijst met MailBlue-veldnamen om deze toe te wijzen aan een kolom in je bestand.
Let op: je kunt slechts één kolom aan één veld toewijzen. Houd er rekening mee dat als je 'Dealwaarde' niet toewijst, de deal bij het importeren een standaardwaarde van €100 heeft.
- Door op het menu 'Geavanceerde opties' te klikken, kun je:
Ervoor kiezen om bestaande gegevens te overschrijven als kolommen in het .csv bestand leeg zijn Standaard staat dit op 'Uit'. Dit betekent dat bestaande gegevens in het MailBlue-account niet worden overschreven door lege waarden in het .csv-bestand. Als je wel bestaande gegevens wilt overschrijven met lege velden uit het bestand, klikt dan op de schakelknop om deze op 'Aan' te zetten.
Een standaardpijplijn selecteren voor deals waarbij geen pijplijn is gedefinieerd in het .csv-bestand Alle deals waarvoor geen pijplijn in het .csv staat, worden aan deze standaard pijplijn toegevoegd. Om deze optie te gebruiken, klik je op de vervolgkeuzelijst 'Pijplijn' en vervolgens op de pijplijn die u als standaard wilt gebruiken.
Selecteer een standaardfase voor deals waarvoor geen fase is gedefinieerd in het .csv-bestand Alle deals die geen fase in het .csv hebben, worden aan deze standaardfase toegevoegd. Om deze optie te gebruiken, klik je op de vervolgkeuzelijst 'Stage' en vervolgens op de stage die je als standaard wilt gebruiken.
- Als je klaar bent, klik je op de knop 'Importeren'.