Wanneer je een webinar geeft en je wilt graag een paar dagen van tevoren een reminder sturen naar je contacten, dan kun je dit binnen MailBlue op verschillende manieren inrichten. Één van de mogelijkheden is dat je gebruik kunt maken van een automatisering die al klaar staat in MailBlue en je makkelijk kan inladen. Namelijk de: Webinar Reminder Series.
Deze automatisering gebruikt een inschrijving op een lijst als starttrigger en stuurt 30 dagen, 14 dagen, 7 dagen en 1 dag vóór de webinardatum een reminder naar de ingeschreven contacten. Zowel de starttrigger als de timing van de te versturen mails kun je eenvoudig aanpassen naar wens.
Je dient voor het correct functioneren van deze automatisering een eigen veld in MailBlue te hebben staan waar de webinardatum in ingevuld staat. Dit kun je automatisch in laten vullen via een formulier dat contacten invullen, middels een integratie met je webinarprogramma (zoals Webinargeek) en/of een CSV-bestand waar deze informatie in verwerkt staat. Ook dien je zelf de content van de e-mails op te stellen voor iedere mailactie die in deze automatisering voorkomt.
Hoe stel je de webinar automatisering in?
- Ga naar 'Automatiseringen' links in het menu en klik rechtsboven op 'Maak een automatische serie'. Vervolgens type je rechtsboven in de zoekbalk 'webinar' en kun je de 'Webinar Reminder Series' aanklikken. Klik op 'Ga verder' om deze in te laden:
2. De automatisering van de webinar wordt geladen, rechts zie je een wizard verschijnen. Klik hier op 'Nu beginnen'.
3. Vervolgens word je door de 5 stappen geleid. In de eerste stap selecteer je het eigen veld waarin je de webinardatum opgeslagen hebt door op 'Selecteer veld' te klikken en het drop-down menu te openen.
4. Vervolgens klik je op 'Volgende' en doorloop je de volgende 4 stappen op dezelfde manier om de doelacties van de webinardata in te stellen.
Hierna kom je op het overzicht van je webinar automatisering terecht. Je kunt nu alle e-mails gaan vullen met je eigen content. Ga naar de betreffende mail die je aan wilt vullen, klik op de mail, en klik vervolgens op 'Wijzig' om deze e-mail zelf aan te maken. Doe dit voor iedere e-mail in de automatisering:
Hoe pas ik de timing van de wachtstappen aan?
De timing van elke mail hangt af van zowel de gestelde condities in het 'Doel' als de condities in de wachtstap erna. Je kunt deze beiden aanpassen naar wens.
Om het aantal dagen dat een e-mail vooraf aan het webinar verstuurd wordt aan te kunnen passen, klik je op het 'Doel' dat boven de wachtstap en de mail staat:
Vervolgens klik je in de widget de link onder de doelvoorwaarden aan:
Nu kun je het aantal dagen dat de mail vóór de webinardatum uitgestuurd wordt aanpassen door een ander getal in het laatste veld in te vullen:
De op datum gebaseerde conditie hanteert een plus en minus optie. 'Plus' is hierbij te beschouwen als 'X aantal dagen VOOR de datum die opgeslagen staat in het eigen veld' en 'minus' is te beschouwen als 'X aantal dagen NA de datum die opgeslagen staat in het eigen veld'.
Je kunt ook de wachtstappen onder de doelen aanklikken om de specifieke tijd van de te versturen mails aan te passen:
Klik vervolgens op de reeds ingestelde conditie:
Stel je wilt dat de mail om 8 uur in de ochtend wordt verstuurd, dan kun je dit realiseren door de voorwaarde in te stellen op 'Huidige tijd is 8 AM':