Met deze integratie synchroniseer je automatisch contacten en hun afspraakgegevens van Calendly naar je MailBlue-account. Zodra iemand een afspraak met je boekt via Calendly, wordt die informatie direct gekoppeld aan zijn of haar contactrecord in MailBlue. Zo kun je eenvoudiger opvolgen, automatiseren en personaliseren – zonder handmatig werk.
Benieuwd? Lees dan vooral verder!
Belangrijk om te weten
Je hebt een MailBlue-account en een Calendly-account (Standard, Teams of Enterprise) nodig voor deze integratie.
Dit is een eenrichtingssynchronisatie: van Calendly naar MailBlue.
Alleen beheerders van een MailBlue-account kunnen de Calendly-integratie instellen.
Deze integratie voegt geen contacten toe aan een lijst in MailBlue.
De Calendly-integratie maakt in MailBlue een Event-object aan, gekoppeld aan een contact. Met die eventdata kun je een automatisering starten, contacten segmenteren en automatiseringsmails personaliseren. Je bekijkt dit op het contactprofiel.
Je kunt aangepaste Calendly-velden toewijzen aan bestaande velden van Contacten, Deals, Accounts en private Custom Objects in MailBlue.
De integratie maakt geen nieuwe velden aan. Data uit Calendly maakt en werkt wel bestaande records bij (contacten, deals, accounts en private Custom Objects).
Je kunt meer dan één Calendly-account koppelen aan MailBlue.
Het is niet mogelijk om eerdere of historische data vanuit Calendly naar MailBlue te synchroniseren.
Hoe werkt de Calendly-koppeling in mijn account?
Je stelt de integratie in vanuit je MailBlue-account. Na configuratie worden meetingevents en invitee-data naar MailBlue gesynchroniseerd zodra iemand een meeting met je boekt in Calendly. Dit geldt voor Round Robin-, Group-, One-to-One- en Collective-events.
Wat je kunt verwachten van de synchronisatie
Als er nog geen contactrecord bestaat voor de meeting-invitee, wordt dit automatisch aangemaakt.
In het contactrecord wordt een Calendly Event-object toegevoegd. Dit object toont alle Calendly-meetings voor het gesynchroniseerde contact vanaf dat moment.
Elk record in dit object bevat de volgende velden:
Eventtype
Eventdatum en -tijd
Eventlocatie (fysieke locatie of een link naar een virtuele meeting). Bij een virtuele meeting zie je een URL om deel te nemen aan het event.
Eventdetails (dit bevat een link naar de Calendly-eventpagina).
Status
Wil je de nieuwe statussen 'geannuleerd' of 'opnieuw ingepland' kunnen zien? Ontkoppel dan je Calendly-account en koppel het daarna opnieuw.
Je vindt deze termen door een contactprofiel te openen en een Calendly Event te openen.
De informatie in deze velden is alleen bedoeld ter informatie. Je kunt deze velden niet bewerken vanuit je MailBlue-account.
Tags die aan contacten worden toegevoegd
Wanneer contacten via de Calendly-integratie worden gesynchroniseerd, verschijnen de volgende tags op het contactrecord:
'calendly-integration'
'calendly-integration-[jouw_eventnaam]'
Deze Calendly-tags blijven op het contactrecord staan, ook als een contact een meeting annuleert.
Automatiseringstriggers
Deze integratie bevat twee automatiseringstriggers:
Calendly-meeting aangemaakt
Meeting-invitees komen in de automatisering terecht wanneer er een nieuwe Calendly-meeting wordt aangemaakt.Calendly-meeting bijgewerkt
Meeting-invitees komen in de automatisering terecht wanneer een Calendly-meeting opnieuw wordt ingepland of geannuleerd.
Je vindt deze triggers in de sectie 'Apps' van het starttrigger-venster. Zodra je één van deze twee triggers toevoegt, kun je geen andere starttrigger meer gebruiken in diezelfde automatisering.
Automatiseringsmails personaliseren
Je kunt de velden uit het Calendly Event-object gebruiken om e-mails te personaliseren die vanuit een automatisering worden verstuurd. Je vindt deze opties in de sectie 'Custom Objects' van het venster 'Personalisatie toevoegen'.
Deze velden zijn niet beschikbaar voor 1-op-1 e-mails of campagnes die je verstuurt vanuit het tabblad 'Campagnes'.
Segmentatie
Na het instellen van de integratie is Calendly-informatie beschikbaar in de Conditiebouwer. Een overzicht van Calendly-velden en hun betekenis vind je op het contactprofiel van contacten die via deze integratie zijn toegevoegd.
Hoe koppel ik Calendly aan MailBlue?
Volg deze stappen om Calendly te koppelen aan je MailBlue-account:
Klik rechtsboven in je MailBlue-account op je profiel > 'Apps'.
Zoek naar 'Calendly'.
Klik op de optie 'Calendly' om deze te openen.
De app-pagina van Calendly wordt geladen. Klik rechtsboven op de knop 'Account toevoegen'.
Er verschijnt een pop-upvenster. Klik op de knop 'Verbinden'.
De pagina wordt opnieuw geladen. Volg de stappen om in te loggen op je Calendly-account.
Klik op de knop 'Verbind met Calendly'. Je wordt teruggestuurd naar je Calendly-app-pagina in je MailBlue-account, waar opnieuw een pop-upvenster verschijnt.
Klik op 'Doorgaan' in het pop-upvenster.
Klik op de dropdown 'Selecteer event' en kies het event dat je wilt koppelen aan MailBlue. Je kunt hier maar één event selecteren.
Klik op 'Doorgaan'.
Vereist: koppel het e-mailadresveld in de Calendly-kolom aan het e-mailadresveld in de MailBlue-kolom.
Meetings waarvan het formulier geen e-mailadres verzamelt, worden niet gesynchroniseerd naar MailBlue.
Optioneel: koppel extra velden die je wilt synchroniseren naar MailBlue. Voor standaardobjecten (Contacten, Deals en Accounts) worden de verplichte velden getoond die nodig zijn om de toewijzing af te ronden.
Als je één van de volgende dealvelden koppelt - Valuta, Dealeigenaar, Pijplijn of Fase - kun je toewijzen aan waarden in MailBlue of de optie 'Toewijzen vanuit bron' gebruiken. Met 'Toewijzen vanuit bron' kun je een keuze uit de waardenlijst overschrijven en teruggaan naar het toewijzen van data vanuit je externe bron.
Klik op 'Voltooien'.
Er verschijnt een bevestiging op de Calendly-app-pagina dat je instellingen zijn opgeslagen. De Calendly-integratie verschijnt op de pagina 'Gekoppelde apps' in je account.
Hoe koppel ik extra Calendly-events?
Tijdens het configureren kun je per keer maar één eventtype selecteren. Nadat je een event hebt geselecteerd, worden het eventtype en de bijbehorende tags gesynchroniseerd naar je MailBlue-account.
Zo koppel je extra eventtypes:
Ga naar de pagina 'Gekoppelde apps' in MailBlue en klik op de optie 'Calendly'.
Klik op de knop 'Nieuwe bron toevoegen'.
Selecteer het juiste e-mailadres.
Kies via de dropdown op het volgende scherm een ander event.
Volg de overige stappen om dit event te koppelen aan je account.
Herhaal deze stappen voor elk event dat je wilt toevoegen.
Zo voeg je meerdere afspraken toe aan je MailBlue-account, elk met eigen tags en synchronisatie.
Hoe bekijk ik eventlogs?
De logs voor formulierinzendingen in je MailBlue-account tonen succesvolle en mislukte inzendingen vanuit je gekoppelde Calendly-formulier(en). Je kunt filteren op integratie, account (e-mailadres van het Calendly-account) en type (alle inzendingen of nieuwe inzendingen) via de dropdownvelden bovenaan de pagina.
Zo bekijk je de logs:
Navigeer naar de Calendly-app-pagina in je MailBlue-account (klik op je profiel > 'Apps' > 'Gekoppelde apps' > 'Calendly').
Klik bovenin op 'Logboeken bekijken'.
Er opent een venster met inzendingen. In de log zie je onder andere:
Datum en tijd waarop de invitee het formulier heeft verzonden
Naam van de integratie
Account
Status (gelukt of mislukt)
Type (alle of nieuwe inzendingen)
Event
Door op 'Toon' te klikken, zie je de details. Dit kun je gebruiken om inzendingsfouten te onderzoeken.
Hoe werk ik veldtoewijzing bij?
Je kunt de veldtoewijzing voor je gekoppelde formulieren op elk moment bijwerken. Zodra je dit doet, volgen alle nieuwe inzendingen de nieuwe toewijzingsregels. Dit wijzigt niets voor contacten die het formulier hebben verzonden vóór deze update.
Zo werk je veldtoewijzing bij:
Navigeer naar de Calendly-app-pagina in je MailBlue-account (klik op je profiel > 'Apps' > 'Gekoppelde apps' > 'Calendly').
Klik op het formulier dat je wilt bijwerken.
Zoek het veld waarvan je de toewijzing wilt aanpassen en klik op 'Bewerken'
Klik op 'Opslaan' wanneer je klaar bent.
Hoe ontkoppel ik een Calendly-event van MailBlue?
De optie 'Verwijderen' bovenaan de pagina 'Veldtoewijzing' ontkoppelt je Calendly-formulier. Je MailBlue-account ontvangt dan geen data meer van inzendingen op dat formulier. Je kunt het event later altijd opnieuw koppelen als je dat wilt.
Zo ontkoppel je een event:
Navigeer naar de Calendly-app-pagina in je MailBlue-account (klik op je profiel > 'Apps' > 'Gekoppelde apps' > 'Calendly').
Kies de bron (evenement) dat je wilt ontkoppelen.
Klik op het pijltje naast 'Bewerken' om het dropdownmenu te openen, en selecteer 'Verwijderen'.
Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik opnieuw op 'Verwijderen' om te bevestigen.
Je ziet een bevestiging dat het formulier is verwijderd. Nieuwe inzendingen worden niet meer gesynchroniseerd naar je MailBlue-account. De webhook die voor dit formulier in Calendly is gemaakt, wordt ook verwijderd uit je Calendly-account.
Het ontkoppelen van een formulier verwijdert geen data die al eerder is gesynchroniseerd.
Hoe ontkoppel ik mijn Calendly-account van MailBlue?
Je kunt je Calendly-account ontkoppelen van MailBlue. Dit betekent dat:
Het Calendly-account niet langer onder 'Gekoppelde apps' verschijnt
De integratie geen data meer overdraagt van je Calendly-account naar je MailBlue-account
Het ontkoppelen van de integratie verwijdert geen data die al eerder is gesynchroniseerd naar je MailBlue-account.
Zo ontkoppel je je Calendly-account:
Navigeer naar de Calendly-app-pagina in je MailBlue-account (klik op je profiel > 'Apps' > 'Gekoppelde apps' > 'Calendly').
Klik op de dropdown naast de knop 'Nieuwe bron toevoegen'.
Klik op 'Account ontkoppelen'.
Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik op 'Ontkoppelen'.
Veelgestelde vragen
Welke Calendly-abonnementen heb je nodig?
Welke Calendly-abonnementen heb je nodig?
Je hebt een betaald Calendly-account nodig, met het abonnement Standard, Teams of Enterprise.
Worden eerdere afspraken uit Calendly ook gesynchroniseerd?
Worden eerdere afspraken uit Calendly ook gesynchroniseerd?
Nee. Alleen nieuwe afspraken vanaf het moment dat je de koppeling maakt, worden gesynchroniseerd.
Kun je meerdere Calendly-accounts koppelen?
Kun je meerdere Calendly-accounts koppelen?
Ja, je kunt meer dan één Calendly-account koppelen aan MailBlue.
Maakt de integratie nieuwe velden aan in MailBlue?
Maakt de integratie nieuwe velden aan in MailBlue?
Nee. Je kunt Calendly-velden alleen koppelen aan bestaande velden. Data uit Calendly kan bestaande records wel aanmaken of bijwerken.
Waarom synchroniseert een afspraak soms niet?
Waarom synchroniseert een afspraak soms niet?
Meetings zonder e-mailadres kunnen niet gesynchroniseerd worden. Controleer ook of het event pas na het koppelen is geboekt.
Kun je velden in het Calendly Event-object bewerken?
Kun je velden in het Calendly Event-object bewerken?
Nee. De velden in het Calendly Event-object zijn alleen ter informatie en kun je niet aanpassen vanuit MailBlue.
Blijven tags staan als iemand een meeting annuleert?
Blijven tags staan als iemand een meeting annuleert?
Ja. De Calendly-tags blijven op het contactprofiel staan, ook als een meeting wordt geannuleerd.