Met deze integratie synchroniseer je automatisch contacten en hun afspraakgegevens van Calendly naar je MailBlue-account. Zodra iemand een afspraak met je boekt via Calendly, wordt die informatie direct gekoppeld aan zijn of haar contactrecord in MailBlue. Zo kun je eenvoudiger opvolgen, automatiseren en personaliseren – zonder handmatig werk.
Benieuwd? Lees dan vooral verder!
Belangrijk om te weten
Je hebt een actief MailBlue-account én een Calendly-account nodig (Standard, Teams of Enterprise).
De synchronisatie werkt één kant op: van Calendly naar MailBlue.
Alleen beheerders van een MailBlue-account kunnen de Calendly-integratie instellen.
De integratie voegt géén contacten toe aan een lijst in MailBlue.
De integratie maakt geen nieuwe velden aan, maar kan wel bestaande gegevens bijwerken.
Je kunt meerdere Calendly-accounts koppelen aan MailBlue.
Historische gegevens worden niet gesynchroniseerd – alleen nieuwe afspraken vanaf het moment van koppelen.
Hoe de koppeling tussen Calendly en MailBlue werkt
De integratie stel je in vanuit je MailBlue-account. Zodra je de Calendly-koppeling hebt geconfigureerd, worden alle nieuwe afspraken en bijbehorende contactgegevens automatisch gesynchroniseerd. Dit geldt voor alle typen afspraken in Calendly: 'One-on-one', 'Round robin', 'Group' en 'Collective'.
Afspraakgegevens
Wanneer iemand een afspraak inplant via Calendly, wordt er automatisch een contactrecord aangemaakt in MailBlue – als dat nog niet bestond.
Dit contactrecord bevat een Calendly Event-object. Daarin vind je alle relevante informatie over de ingeplande afspraken vanaf dat moment. Je kunt deze info gebruiken voor automatiseringen, segmentaties en gepersonaliseerde e-mails.
Per afspraak worden de volgende gegevens vastgelegd:
Afspraaktype
Datum en tijd
Locatie – Dit kan een fysieke locatie zijn of een link naar een online meeting (de Event Join URL wordt dan weergegeven).
Afspraakdetails – Klik je hierop, dan ga je rechtstreeks naar de bijbehorende Calendly Event-pagina.
Status – Denk aan "Scheduled", "Rescheduled" of "Cancelled". Zie je geen actuele status? Koppel je Calendly-account dan opnieuw.
Wil je deze gegevens bekijken? Open dan een contactrecord en scroll naar het Calendly Event-object.
Tags
Zodra een contact via Calendly wordt gesynchroniseerd, worden er automatisch tags toegevoegd aan zijn of haar contactrecord:
calendly-integrationcalendly-integration-[jouw_afspraak_naam]
Deze tags blijven zichtbaar op het contact, ook als een afspraak later wordt geannuleerd.
De koppeling tussen Calendly en MailBlue instellen / beheren
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
De app-pagina opent. Klik rechtsboven op 'Account toevoegen'.
In de pop-up klik je op 'Verbinden' en log je in bij je Calendly-account.
Klik vervolgens op 'Verbind met Calendly'. Je wordt teruggeleid naar MailBlue, waar opnieuw een pop-up verschijnt.
Klik op 'Doorgaan'.
Selecteer via het dropdownmenu het afspraaktype dat je wilt koppelen. Je kunt maar één type per keer koppelen.
Koppel het e-mailadresveld uit Calendly aan het e-mailadresveld in MailBlue.
Let op: afspraken zonder e-mailadres worden niet gesynchroniseerd.
(Optioneel) Koppel extra velden die je wilt synchroniseren. Voor standaardobjecten (zoals Contacten, Deals en Accounts) worden verplichte velden automatisch getoond.
Voor bepaalde Deal-velden (zoals Valuta, Eigenaar, Pijplijn of Fase) kun je waarden uit Calendly gebruiken via de optie 'Map from Source'.
Klik op 'Voltooien'.
Je ziet nu een bevestiging dat je instellingen zijn opgeslagen. De koppeling verschijnt op de pagina 'Verbonden apps' in je MailBlue-account.
Extra afspraken koppelen
Je kunt per koppeling één afspraaktype selecteren. Wil je meerdere afspraaktypes synchroniseren? Dan voeg je ze één voor één toe.
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
Klik op de knop 'Nieuwe bron toevoegen'.
Kies via het dropdownmenu een nieuw afspraaktype.
Volg de stappen om het type te koppelen aan MailBlue.
Herhaal dit voor elk extra type dat je wilt integreren.
Zo voeg je meerdere afspraken toe aan je MailBlue-account, elk met eigen tags en synchronisatie.
Veldtoewijzing bijwerken
Je kunt de veldkoppelingen op elk moment aanpassen. Nieuwe inzendingen volgen dan de aangepaste koppelingsregels.
Let op: dit heeft geen invloed op bestaande contacten of eerder verzonden gegevens.
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
Kies de bron (evenement) waarvan je de koppeling wilt aanpassen.
Klik op 'Bewerken' om het pop-upvenster te openen.
Pas de mapping aan via de dropdownmenu’s naast elk veld.
Klik op 'Opslaan'.
Vanaf dat moment gelden je nieuwe veldkoppelingen voor alle nieuwe inzendingen.
Logboeken bekijken
In MailBlue kun je precies zien welke inzendingen via je Calendly-formulieren zijn gelukt of mislukt.
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
Klik op 'Logboeken bekijken'.
Een pagina opent met details per inzending, zoals:
Datum en tijd van inzending
Naam van de integratie
Account
Status
Type
Afspraak (Event)
Klik op 'Toon' om details te bekijken.
Gebruik deze info om eventuele fouten te analyseren en op te lossen.
De koppeling tussen Calendly en MailBlue gebruiken
Automatiseringstriggers
De integratie bevat twee standaard triggers die je kunt gebruiken in je automatiseringen:
Calendly Event is aangemaakt: wordt geactiveerd zodra er een nieuwe afspraak wordt ingepland.
Calendly Event is bijgewerkt: wordt geactiveerd wanneer een afspraak wordt verplaatst of geannuleerd.
Je vindt deze triggers in het onderdeel "Apps" van het triggeroverzicht in je automatisering.
Let op: zodra je één van deze twee triggers toevoegt, kun je geen andere triggers meer aan diezelfde automatisering koppelen.
E-mails personaliseren
Als je een Calendly-trigger gebruikt, kun je velden uit het Calendly Event-object gebruiken om exclusief automatiseringsmails te personaliseren. Deze personalisatievelden vind je onder het onderdeel 'Custom Objects' in het venster 'Personalisatielabels'.
Segmentatie
Na het koppelen van Calendly kun je de ingevoerde afspraakgegevens gebruiken binnen de Segment Builder van MailBlue.
Zo kun je bijvoorbeeld segmenten maken op basis van afspraaktype, status of datum. De betekenis van elk veld vind je terug in het contactprofiel van het gesynchroniseerde contact.
Een specifiek Calendly-evenement ontkoppelen van MailBlue
Wil je een specifiek afspraaktype loskoppelen van MailBlue? Dat kan via de optie 'Verwijderen' bovenaan de pagina Veldmapping.
Vanaf dat moment worden er geen gegevens meer gesynchroniseerd vanuit dat formulier. Eerder gesynchroniseerde gegevens blijven gewoon behouden.
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
Kies de bron (evenement) dat je wilt ontkoppelen.
Klik op het pijltje naast 'Bewerken' om het dropdownmenu te openen, en selecteer 'Verwijderen'.
Klik opnieuw op 'Verwijderen' om het te bevestigen.
Je gehele Calendly-account ontkoppelen van MailBlue
Je kunt ook het volledige Calendly-account ontkoppelen. Dit doe je als je helemaal wilt stoppen met de integratie.
Wat gebeurt er dan?
Het account verdwijnt uit de lijst met 'Verbonden apps'.
MailBlue ontvangt geen nieuwe gegevens meer vanuit Calendly.
Alle eerder gesynchroniseerde gegevens blijven wél bewaard in je account.
Volg deze stappen om je Calendly-account te ontkoppelen:
Ga naar het Apps-menu linksonder in je MailBlue-account.
Zoek naar 'Calendly' in de zoekbalk en klik op de Calendly-app.
Open het dropdownmenu naast de knop 'Nieuwe bron toevoegen'.
Klik op 'Account ontkoppelen'.
Bevestig in de pop-up door op 'Ontkoppelen' te klikken.
Na het ontkoppelen worden er geen nieuwe gegevens meer verzonden vanuit Calendly, maar blijven bestaande contactgegevens in MailBlue behouden.