Zapier is een losse tool waarmee je twee of meerdere apps/software aan elkaar kunt koppelen. Het zorgt ervoor dat er data vanuit het ene systeem naar het andere wordt gepusht in een zogenoemde ‘Zap’. De tool is vooral handig om te gebruiken wanneer er geen directe koppeling mogelijk is.
Om gebruik te maken van Zapier, heb je een Zapier-abonnement nodig. De software is gratis te gebruiken wanneer je niet meer dan 100 taken per maand gebruikt. Wanneer je meer taken of mogelijkheden nodig hebt, kun je een betaald account bij hen afnemen. Je kunt met Zapier zelfstandig de Zap(s) inrichten en beheren om de gewenste koppeling te leggen.
Hoe maak ik een nieuwe 'Zap' aan?
Voordat je een 'Zap' gaat aanmaken, is het altijd handig om goed na te denken over je gewenste workflow. De onderstaande vragen kunnen je daarbij helpen:
Welke software moet er gekoppeld worden aan MailBlue?
Welke triggers en acties moeten er worden ingesteld? Meer informatie over de trigger- en actiemogelijkheden van de gewenste software en de mogelijk te koppelen software vind je op Zapier.com. Bekijk eerst of de software te koppelen is voordat je aan de slag gaat.
Om een 'Zap' aan te maken, ga je naar de website van Zapier.com en log je in op je account. Klik vervolgens in het linkermenu op de oranje knop '+ Create' en vervolgens op 'Zaps' om een nieuwe 'Zap' aan te maken.
Geef je 'Zap' een gewenste naam door op de naam van de 'Zap' te klikken ('Untitled...') en vervolgens op 'Rename' te klikken.
Ben je van plan om meerdere Zaps te gaan maken die betrekking hebben op dezelfde software? Denk dan ook goed na over de structuur van je naam. Bijvoorbeeld: 'Naam software > MailBlue - Naam product - Productnummer/SKU'.
Hoe richt ik mijn 'Zap' in?
Trigger
Een 'Zap' bestaat standaard uit een ‘Trigger’ en een ‘Action’. Je zou eventueel nog extra (tussen)stappen toe kunnen voegen; daar lees je straks meer over onder ‘Filters’. Als je klikt op 'Trigger', dan kun je de te koppelen software aanklikken. Indien deze nog niet in het onderstaande overzicht staat weergegeven, kun je die via het zoekveld opzoeken.
Stel je gewenste ‘Trigger Event’ in. Dit zal ervoor zorgen dat je 'Zap' gestart wordt wanneer er aan de ingestelde trigger wordt voldaan. Selecteer vervolgens het account dat je wil koppelen. Gebruik je een account voor het eerst binnen Zapier? Dan zul je de software moeten koppelen; Zapier zal je automatisch door dit proces leiden.
Bij ‘Configure’ geef je specificaties aan, zodat Zapier precies weet hoe je het ‘Trigger Event’ in wilt steken. Daarna klik je op ‘Test trigger’, zodat Zapier kan bevestigen dat de aangemaakte 'Zap-trigger' goed gekoppeld staat met het juiste softwareaccount. Je krijgt nu een overzicht te zien van welke data er kan worden doorgezet. Wanneer de testresultaten overeenkomen, klik je op 'Continue'. Je hebt nu succesvol een ‘Trigger’ aangemaakt.
Action
Je kunt nu een ‘Action’ instellen, oftewel wat er gedaan moet worden op het moment dat de ‘Trigger’ de 'Zap' start. De MailBlue-koppeling in Zapier leg je altijd met ActiveCampaign, aangezien MailBlue de Nederlandstalige partner is van het Amerikaanse ActiveCampaign.
Stel je gewenste ‘Action Event’ in. Dit is de actie die wordt uitgevoerd zodra de 'Zap' wordt getriggerd. Onze ervaring leert dat ‘Create/Update contact’ de meest voorkomende trigger is, omdat je hiermee erg veel opties hebt, waaronder bijvoorbeeld ook het toevoegen van een tag. Als je jouw MailBlue-account nog niet eerder gekoppeld hebt, dan dien je het account te koppelen. Je wordt hier automatisch doorheen geleid.
Er zal gevraagd worden om je API gegevens. Deze gegevens zijn per MailBlue-gebruiker uniek en koppelen software aan je MailBlue-account. Wij adviseren hierbij om de API-gegevens van de admin-gebruiker in je MailBlue-account aan te houden. Beschik je over maar één gebruiker binnen je account? Dan is dit standaard de admin-gebruiker. Je vindt de gegevens in je MailBlue-account onder ‘Instellingen > Ontwikkelaar’.
Bij 'Configure' kun je de gewenste velden in je MailBlue-account matchen met data afkomstig uit de gekoppelde software. Hierbij is het van belang dat je altijd minimaal een e-mailadres invult in het e-mailadresveld binnen MailBlue. Dit is nodig omdat een e-mailadres altijd verplicht is in de MailBlue e-mailmarketingsoftware.
Hiernaast is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een contact in te schrijven voor een lijst, de voor- en achternaam door te zetten en eventuele tags mee te geven.
Ga naar 'Test' en klik op 'Test step' om de actie die je zojuist hebt ingesteld te testen met de data die geselecteerd is bij het testen van de trigger. Je krijgt dan een overzicht te zien van welke data er wordt doorgezet vanuit je WooCommerce-account naar je MailBlue-account.
Je kunt nu controleren of de resultaten overeenkomen met wat je wenst te automatiseren/doorzetten. Wanneer de testresultaten overeenkomen, klik je rechtsboven in het overzicht van de 'Zap' op 'Publish' om hem live te zetten.
Let op: als het testrecord vanuit de trigger bepaalde data niet bevat, dan zal dit ook niet worden doorgezet. Dit betekent dus niet per se dat hiermee de configuratie verkeerd is.
Je kunt binnen de 'Trigger' bij 'Test' op het gebruikte testrecord klikken en vervolgens op 'Edit' klikken om handmatig aanpassingen te doen. Door bijvoorbeeld een leeg veld handmatig te vullen, zodat je kunt zien of deze data juist meekomt.
Filter
Er zijn ook acties die je kunt inzetten die niet direct informatie doorzetten, maar juist bijvoorbeeld informatie transformeren of runs uitfilteren. Een van de meestgebruikte functies voor het juist instellen van 'Zaps' is 'Filter'. Hieronder wordt meer informatie gegeven over deze functionaliteit.
Met behulp van 'Filter' kun je exact bepalen welke data een record moet bevatten om bepaalde acties uit te laten voeren. Wanneer je bepaalde voorwaarden instelt bij de 'Filter', gaat je 'Zap' alleen door wanneer de gegevens uit je ‘Trigger’ aan die gefilterde voorwaarde voldoen. Je kunt een ‘Filter’ als (tussen)stap toevoegen in je Zap tussen ‘Trigger’ en ‘Action’ door op het plusteken (+) te klikken.
Wanneer je ‘Filter’ aanklikt, dien je in de volgende stap de voorwaarden te specificeren:
Zo kun je bij ‘Choose field’ bijvoorbeeld het veld vanuit de gekoppelde software met de product-SKU selecteren. Daarna stel je in bij welke exacte (of deels overeenkomende) SKU het record mag doorstromen naar de volgende actie. Naast 'Filter' zijn er meerdere mogelijkheden om te werken met data. Onze ervaring leert dat deze minder vaak worden gebruikt, maar hieronder lichten we 'Format' en 'Delay' nog even kort toe:
Format: Je kunt de teksttransformatie van ‘Format’ gebruiken om tekst in je 'Zap' te wijzigen. Er zijn verschillende teksttransformaties die je kunt gebruiken om teksten, getallen en andere gegevens om te zetten in de data die je nodig hebt, in plaats van de data zoals die binnenkomt via de ingestelde ‘Trigger’.
Delay: Met 'Delay' kun je je 'Zap' een bepaalde tijd in de wacht zetten voordat de ‘Action’ wordt uitgevoerd. Je kunt vertragingen gebruiken om geplande e-mails in te stellen, een melding te krijgen van onvolledige taken, automatische follow-ups te verzenden en andere taken op je tijdlijn te automatiseren.
Hoe kan ik mijn 'Zap' testen?
Zapier test eigenlijk dus standaard al of er een juiste connectie is gemaakt met de gewenste software en je ActiveCampaign/MailBlue-account, maar we adviseren om zelf je gehele workflow nog eens goed door te lopen.
Indien je bijvoorbeeld de 'Zap' voor een webshop hebt, kun je met een 100% kortingscode een testbestelling plaatsen op je website. Wanneer je de testbestelling volledig hebt afgerond, kun je binnen je MailBlue-account zoeken naar je testcontact en precies zien welke informatie/data er wordt meegestuurd. Op basis daarvan kun je dan verdere automatiseringen uitbouwen in je MailBlue-account. Denk hierbij aan het instellen van een gewenste starttrigger, bijvoorbeeld: “Tag X is toegevoegd”.
Mocht je constateren dat er iets nog niet naar wens verloopt, kun je in het hoofdscherm van je Zapier-account bij ‘Zap History’ bekijken waar het eventueel nog misgaat en instellingen wijzigen in je Zap.
