Een WhatsApp-template is een vooraf gemaakte boodschap die je gebruikt om klanten via WhatsApp te bereiken.
Voordat je templates kunt gebruiken om klanten te berichten, moeten ze worden goedgekeurd door Meta. Met templates kun je bijvoorbeeld promoties, herinneringen, updates, orderbevestigingen en meer versturen.
In dit artikel lees je wat WhatsApp-templates zijn en hoe het goedkeuringsproces werkt.
Hoe werken WhatsApp-templates?
Templates zijn verplicht als je een gesprek wilt starten met een klant die jou de afgelopen 24 uur (of ooit) niet heeft geschreven. Schrijft een klant je vandaag bijvoorbeeld om 14:03, dan heb je tot morgen 14:03 om te reageren, net zoals in een normaal WhatsApp-gesprek. Als de klant reageert, begint de periode van 24 uur opnieuw.
Reageert de klant niet vóór 14:04, dan wordt het gesprek 'gesloten'. Je moet dan een door WhatsApp goedgekeurde template gebruiken om opnieuw contact op te nemen.
Voordat je een template kunt gebruiken, moet deze voldoen aan het beleid van WhatsApp en worden goedgekeurd.
Welke categorieën WhatsApp-templates zijn er?
Er zijn drie categorieën WhatsApp-templates:
Utility
Voor transactionele berichten, zoals aankoopbevestigingen. Met dit type bericht kun je het volgende versturen:PDF-documenten, zoals facturen en rekeningoverzichten
Afbeeldingen of videotutorials
Emoji's om je bericht persoonlijker te maken
Variabelen om je bericht of call-to-action te personaliseren
Marketing
Voor promotionele bulkberichten, zoals het informeren van klanten over aanbiedingen, kortingen en andere promoties rondom je bedrijf. Bij het maken van je template heb je de volgende opties:PDF-documenten versturen, zoals offertes en aanbiedingen
Promotionele afbeeldingen of video's
UTM's gebruiken om je WhatsApp-marketingcampagnes te volgen
Variabelen gebruiken om berichten te triggeren met aangepaste variabelen en URL's
Let op: Het is op dit moment niet mogelijk om WhatsApp marketing-templates te sturen naar klanten met een telefoonnummer uit de Verenigde Staten.
Authentication
Voor het versturen van berichten zoals eenmalige codes.
Hoe is een WhatsApp-template opgebouwd?
Voordat je inhoud toevoegt aan je template, stel je eerst het volgende in:
Je geeft de template een naam
Je kiest een categorie voor de template: Utility, Marketing of Authentication
Je kiest de taal die je voor de template-inhoud gebruikt
Daarna voeg je de inhoud toe. Dit bestaat uit vier onderdelen:
Koptekst (optioneel)
Hiermee voeg je tekst met variabelen, een afbeelding of een video toe bovenaan je bericht.Berichttekst (verplicht)
De volledige tekst die je toevoegt aan je template. Je kunt emoji's gebruiken en variabelen in je tekst opnemen.Voettekst (optioneel)
De voettekst verschijnt onderaan je bericht in grijze tekst. Dit bevat extra, maar niet-kritische details. Bijvoorbeeld: als je een geautomatiseerd bericht verstuurt, kun je klanten vragen om niet te reageren. Hier kun je geen emoji's toevoegen.Knoppen (optioneel)
Je kunt twee soorten knoppen instellen: 'Snelle reactie' en call-to-action ('Website bezoeken' en 'Telefoonnummer bellen'). WhatsApp ondersteunt niet meer dan één knoppentype per template.
De knop 'Snelle reactie'
De knop 'Snelle reactie' heeft de volgende kenmerken:
Het zijn knoppen met alleen tekst
De tekst is beperkt tot 20 tekens
WhatsApp staat maximaal 3 knoppen per bericht toe
Wanneer iemand op de knop klikt, wordt dit geïnterpreteerd alsof die persoon die tekst heeft getypt
Met deze knoppen typ je de tekst die je wilt tonen. 'Snelle reactie'-knoppen zijn krachtig omdat ze geautomatiseerde acties en berichtflows mogelijk maken op basis van de reactie van je klant op de template.
Call-to-action knoppen
Er zijn twee soorten call-to-action knoppen: 'Website bezoeken' en 'Telefoonnummer bellen'. Je kiest zelf welke knoppen je toevoegt, maar er gelden beperkingen:
Je kunt in je template één knop 'Telefoonnummer bellen' én één knop 'Website bezoeken' hebben
Je kunt niet twee keer 'Telefoonnummer bellen' of twee keer 'Website bezoeken' toevoegen
Voor de knop 'Telefoonnummer bellen' kies je de tekst die je wilt tonen en voer je een telefoonnummer in. Als je klant deze knop kiest, wordt die direct gevraagd om dat nummer te bellen.
De optie 'Website bezoeken' werkt vergelijkbaar, maar in plaats van bellen wordt iemand doorgestuurd naar een webpagina. Als je goed kijkt, kan de URL die je toevoegt een variabele bevatten. Het eerste deel van de URL moet altijd hetzelfde zijn, maar het tweede deel kan een variabele bevatten. Door een queryparameter toe te voegen, kun je elke ontvanger van deze template naar een andere pagina sturen.
Hoe werkt het goedkeuringsproces voor templates?
Het goedkeuringsproces kan tot 48 uur duren. Dat komt doordat sommige templates automatisch met AI worden goedgekeurd, terwijl andere handmatig worden beoordeeld.
WhatsApp gebruikt verschillende criteria om een template goed te keuren of af te wijzen:
Voor elk template geef je voorbeelden van wat er in die template komt. Zeg je dat er een afbeelding in de template zit, dan moet je een demo-afbeelding aanleveren. Dit geldt ook voor alle andere variabelen, zoals tekst of een variabele in een URL.
De naam van de template is relevant, zodat WhatsApp begrijpt waar je template over gaat.
De inhoud speelt de grootste rol. Is je template afgekeurd? Bekijk dan de sectie hieronder om te zien hoe je dit oplost.
Waarom kan mijn template worden afgekeurd?
Hieronder vind je een aantal veelvoorkomende redenen waarom een template kan worden afgekeurd tijdens het goedkeuringsproces:
Er is een verkeerde categorie gekozen
Dit is de meest voorkomende reden. Je templates moeten in één van de categorieën vallen: Utility of Marketing (Authentication even buiten beschouwing gelaten).
Vaak maak je een template in de categorie Utility, maar wordt deze afgekeurd omdat WhatsApp de template als marketing ziet. Dit kan invloed hebben op je kosten, omdat marketing-templates duurder zijn dan Utility-templates.
Onjuist format
WhatsApp hanteert regels voor de opmaak. Zo mag je template niet eindigen met alleen een variabele (maar wel met een variabele en een punt). Ook kun je geen variabelen direct achter elkaar zetten, bijvoorbeeld 'Hallo {{1}}{{2}}.'.
Verdachte inhoud
Is je template te algemeen, dan wordt deze vaak afgekeurd omdat WhatsApp niet kan bepalen hoe je hem gebruikt. Denk aan templates zoals 'Hallo {{1}}.'. Voeg in dat geval extra context toe zodat duidelijk is waar de template voor bedoeld is.
Producten die tegen de algemene voorwaarden ingaan
Bepaalde soorten bedrijven worden strenger gereguleerd door WhatsApp, bijvoorbeeld politieke of overheidsinstanties, of medicatie.
WhatsApp gebruikt een lijst productcategorieën die niet zijn toegestaan in content. Staat jouw branche daarbij, dan kun je WhatsApp niet gebruiken om transacties voor deze producten te doen. Apotheken zijn hier een voorbeeld van: het verkopen van (recreatieve of voorgeschreven) drugs schendt de voorwaarden, waardoor marketing-templates die deze producten promoten waarschijnlijk worden afgekeurd. Je kunt hetzelfde WhatsApp-account meestal wél blijven gebruiken voor support, ordertracking, klantenservice en meer.
Hoe beheer ik mijn templates het beste?
Hieronder vind je tips om je kans op goedkeuring te vergroten:
Houd templates breed en gebruik variabelen voor context en personalisatie
De factuur-template hieronder is bijvoorbeeld niet herbruikbaar, omdat deze heel specifiek is:
Hallo {{1}}, je factuur van mei (nummer 12345) staat klaar!
Maak de maand en het factuurnummer in plaats daarvan variabelen, zodat je de template voor meerdere facturen kunt hergebruiken:
Hallo {{1}}, je factuur voor {{2}} (nummer {{3}}) staat klaar!
Geef elke template een duidelijke naam
De templatenaam is één van de variabelen die Meta gebruikt om te bepalen of een template wordt goedgekeurd of afgekeurd. Het helpt je ook om sneller terug te vinden waar een template voor is en om dubbele namen te voorkomen.
Als best practice kun je bepaalde groeperingen aan het begin van de naam toevoegen, afhankelijk van wat logisch is voor je bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld groeperen op taal of op het onderdeel dat de template gebruikt. Een effectieve templatenaam kan dan iets zijn als 'is_support_reply_after_end'.
Itereer op je templates
We raden deze aanpak om twee redenen aan: hogere goedkeuringspercentages en betere conversie.
Kijk eerst naar goedkeuring. Hoewel WhatsApp het proces van goedkeuren of afkeuren niet openbaar maakt, wordt je template mogelijk niet meteen goedgekeurd (in de categorie die je wilt). Je kunt de inhoud relatief makkelijk aanpassen om je kans op goedkeuring te vergroten. Als een template bijvoorbeeld een promotie, korting, code of vergelijkbaar aanbod noemt, zal WhatsApp deze waarschijnlijk als marketing classificeren, ook als je doel transactioneel is.
Het tweede doel is conversie verhogen, en dit volgt dezelfde kernconcepten. Het is hierbij aan te raden om twee dingen te doen: denk na over welke waarde je je prospect biedt en beoordeel de relevantie ervan (je kunt hiervoor UTM's in je templates gebruiken om dit te volgen).
Met relevantie bedoelen we koopgedrag. Stel dat je producten vooral gericht zijn op vrouwen, maar je ziet ook mannelijke kopers. Dan kun je campagnes draaien vóór Valentijnsdag, Moederdag en Kerstmis en de content van die templates richten op hoe geschikt het product is als cadeau. In dat hypothetische geval is de kans groter dat je campagne aansluit als je deze op vrouwen richt, waardoor het de moeite waard is om de voordelen van je product als cadeau te benadrukken.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb ik een WhatsApp-template nodig om een klant te berichten?
Wanneer heb ik een WhatsApp-template nodig om een klant te berichten?
Je hebt een template nodig om een gesprek te starten met een klant die jou de afgelopen 24 uur niet heeft geschreven. Als de 24-uursperiode is verlopen, is het gesprek 'gesloten' en kun je alleen met een goedgekeurde template opnieuw contact opnemen.
Hoe lang duurt het voordat mijn template is goedgekeurd?
Hoe lang duurt het voordat mijn template is goedgekeurd?
Het goedkeuringsproces kan tot 48 uur duren. Sommige templates worden automatisch goedgekeurd, andere worden handmatig beoordeeld.
Waarom wordt mijn template vaak als marketing gezien?
Waarom wordt mijn template vaak als marketing gezien?
Als je template een promotie, korting, code of vergelijkbaar aanbod bevat, kan WhatsApp deze als marketing classificeren, ook als je doel transactioneel is. Pas je content aan als je de categorie Utility wilt behouden.
Welke regels gelden er voor variabelen in mijn template?
Welke regels gelden er voor variabelen in mijn template?
Je template mag niet eindigen met alleen een variabele (wel met een variabele en een punt) en je kunt geen variabelen direct achter elkaar plaatsen, zoals 'Hallo {{1}}{{2}}.'.
Kan ik marketing-templates sturen naar klanten met een Amerikaans telefoonnummer?
Kan ik marketing-templates sturen naar klanten met een Amerikaans telefoonnummer?
Nee, op dit moment is het niet mogelijk om WhatsApp marketing-templates te sturen naar klanten met een telefoonnummer uit de Verenigde Staten.