1. MailBlue
  2. Integraties en API
  3. Overig koppelingen

Hoe maak ik een koppeling met Microsoft Dynamics 365?

Welk abonnement heb ik?

 

Met de integratie tussen MailBlue en Microsoft Dynamics 365 kun je een tweerichtings koppeling tussen je MailBlue account en je Microsoft Dynamics account opzetten. In dit artikel leggen we je uit hoe.

Let op:

  • Binnen Microsoft Dynamycs wordt de koppeling aangeduid met ActiveCampaign, dit is hetzelfde als je MailBlue account. (MailBlue en ActiveCampaign, hoe zit dit nu?)
  • Deze integratie wordt geconfigureerd in je Microsoft Dynamics account.
  • Je hebt de MailBlue API-URL en -sleutel nodig om de integratie in te stellen. Klik hier om te lezen waar je die kunt vinden. 
  • Om deze app in te stellen en te beheren binnen Microsoft Dynamics, moeten gebruikers ofwel een Systeembeheerder zijn of de ActiveCampaign Beveiligingsbeheerder rol hebben in Microsoft Dynamics 365. De Systeembeheerder kan deze rechten geven via ‘Geavanceerde Instellingen’ > ‘Beveiligingsinstellingen’ in Microsoft Dynamics.
  • Om toegang te krijgen tot deze applicatie, moeten gebruikers de ActiveCampaign Gebruikersbeveiligingsrol hebben in Microsoft Dynamics 365. De Systeembeheerder of de ActiveCampaign Beveiligingsbeheerder kan dit doen via de ‘Gebruikersbeheer’ sectie of onder ‘Geavanceerde Instellingen’ > ‘Beveiliging’.
  • Om toegang te krijgen tot MailBlue leads en contacten, hebben gebruikers toegang nodig tot de Lead- en Contactentiteiten in Microsoft Dynamics 365. De Systeembeheerder kan dit bereiken via een basis Salesgebruikers beveiligingsrol of een aangepaste beveiligingsrol. Zonder toegang kunnen gebruikers geen MailBlue leads of contacten zien in Microsoft Dynamics 365.
  • Het synchroniseren van accountinformatie zal starten als je deze app bijwerkt van versie 1.24 naar 1.25 of hoger. Als je geen accounts wilt synchroniseren, zet dan de account synchronisatie knop op 'Uit'. Deze knop bevindt zich in de Gegevensconfiguratie sectie van de ActiveCampaign app setup in Microsoft Dynamics.

 

Inhoudsopgave

 

Wat doet de koppeling?

Met deze integratie kun je:

  • Leads, contacten en accountinformatie tussen zowel Microsoft Dynamics 365 als MailBlue synchroniseren.
  • Verkoopansen van Microsoft Dynamics 365 naar MailBlue synchroniseren.
  • Recente marketingactiviteiten bekijken in Microsoft Dynamics voor elke gesynchroniseerde lead en contact.
  • Leads en contacten toevoegen aan automatiseringen direct vanuit het lead- of contactrecord in Microsoft Dynamics.
  • E-mailcampagnes verzenden naar leads en contacten direct vanuit het lead- of contactprofielrecord in Microsoft Dynamics.
  • Als je verkoopkansen synchroniseert, zijn er twee nieuwe automatiseringstriggers beschikbaar: "D365 Opportunity is created" en "D365 Opportunity is updated". Met deze triggers kun je contacten die de automatisering binnenkomen verder segmenteren op alle velden die vanuit een verkoopkans zijn gesynchroniseerd of de segmentbouwer gebruiken om specifieke voorwaarden te creëren met behulp van kansvelden.



Configuratie van de integratie 

Stap 1: De ActiveCampaign app installeren

Om de ActiveCampaign app te installeren in Microsoft Dynamics:

  1. Log in op je Microsoft Dynamics account.
  2. Ga naar AppSource in je Microsoft Dynamics account. Zoek naar ActiveCampaign.
  3. Klik op de knop 'Get it now’.
  4. Er verschijnt een pop-up venster. Vul de informatie in en klik op de knop ‘Doorgaan’.
  5. Voltooi de rest van de stappen om de ActiveCampaign app in je Microsoft Dynamics account in te stellen.

 

Stap 2: MailBlue verbinden met Microsoft Dynamics

  1. Navigeer vanuit je Microsoft Dynamics account naar de Dynamics omgeving waarin je de app hebt geïnstalleerd.
  2. Start vanuit deze omgeving de ‘Apps’ sectie en klik op de ActiveCampaign optie.
  3. Het ActiveCampaign dashboard wordt geladen. Er zijn hier nog geen gegevens beschikbaar. Klik op de optie ‘Setup’ en vervolgens op ‘Instellingen’.
  4. Voer je API-URL en sleutel in.
  5. Klik op de knop ‘Verbinden’.
  6. Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik op de knop ‘OK’.

Je MailBlue account is nu verbonden met Microsoft Dynamics 365.

 

Stap 3: Gebruikersbeheer

Nu je MailBlue account is verbonden met Microsoft Dynamics, kun je rechten toekennen. Deze rechten bepalen welke Microsoft Dynamics gebruikers de MailBlue Verkoopacties kunnen gebruiken die beschikbaar zijn met deze integratie.

 

Rechten worden toegewezen op de pagina ‘Gebruikersbeheer’. Om permissies toe te wijzen:

  1. Klik op de optie ‘Gebruikersbeheer’ in de menubalk bovenin.
  2. Klik op het pictogram ‘Gebruiker toevoegen’.
  3. Typ de naam van de gebruiker in het zoekveld dat verschijnt. Terwijl je typt, zal Microsoft Dynamics namen suggereren. Klik op de gebruiker waaraan je rechten wilt toewijzen.
  4. Klik op de knop ‘Toevoegen’.

 

Stap 4: Gegevensconfiguratie

Selecteer de contact-, lead- en accountvelden die je wilt synchroniseren. Dit wordt gedaan op de pagina ‘Gegevensconfiguratie’, via het menu bovenin. 

Let op:

  • Je moet velden die als ‘Vereist’ zijn gemarkeerd in Microsoft Dynamics toewijzen. Als je dit niet doet, verschijnt er een foutmelding op de pagina.
  • Compatibele veldtypes worden automatisch weergegeven wanneer je velden mapt.
  • Het is niet mogelijk om Deal-velden in MailBlue toe te wijzen aan velden in Microsoft Dynamics. 
  • Je kunt de mapping van standaard contact- en leadvelden uitschakelen, behalve de velden ‘e-mail’ en ‘Account’, en deze opnieuw toewijzen naar aangepaste velden.
  • Als je geen velden wilt synchroniseren voor leads, contacten of accounts, klik dan op de knop om dit ‘Uit’ te zetten.

 

Leads mapping configureren

  1. Klik op de dropdown ‘Leads’, en kies een van de volgende synchronisatieopties:
    • Alle leads aanmaken of bijwerken
      Deze synchronisatieoptie is de gemakkelijkste manier om vanaf nu alle leads te synchroniseren die worden aangemaakt of bijgewerkt. Wanneer een nieuwe lead wordt aangemaakt of bijgewerkt, zal deze worden aangemaakt of bijgewerkt in MailBlue de volgende keer dat de synchronisatie wordt uitgevoerd.
    • Alle leads die voldoen aan specifieke criteria
      Deze optie kan handig zijn om alleen leads te synchroniseren die aan je criteria voldoen, zoals leads van een specifieke bron. Als de lead aan de criteria voldoet, zal deze worden aangemaakt of bijgewerkt in MailBlue de volgende keer dat de synchronisatie wordt uitgevoerd.
  1. Als je ‘Alle leads aanmaken of bijwerken’ gebruikt:
    • Klik op de knop ‘Bewerken’.
    • Klik op de MailBlue velden die je wilt synchroniseren met Microsoft Dynamics. Je kunt zoveel velden kiezen als je wilt.
    • Klik op de knop ‘Toevoegen’.
    • Klik op elke dropdown onder de kolom ‘Dynamics’ en klik op het Dynamics veld dat je wilt toewijzen.
    • Klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
  1. Als je ‘Alle leads die voldoen aan bepaalde criteria’ gebruikt:
    • Selecteer het veld dat je wilt gebruiken om je contacten te segmenteren.
    • Stel de voorwaarden in
    • Klik op de knop ‘Toevoegen’.
    • Een tweede segmenteeroptie verschijnt. Je kunt deze gebruiken als je je criteria verder wilt verfijnen. Als je je criteria niet verder wilt verfijnen, klik dan op het prullenbakje.
    • Om aangepaste velden te selecteren en toe te wijzen, volg je de stappen zoals in de vorige stap beschreven.
    • Klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

 

Contacten mapping configureren

Om de synchronisatie voor contacten te configureren, kun je in het dropdownmenu op ‘Contacten’ klikken. Verder werkt het hetzelfde als voor de leads. 

 

Accounts mapping configureren

Om de synchronisatie voor contacten te configureren, kun je in het dropdownmenu op ‘Accounts’ klikken. Verder werkt het hetzelfde als voor de leads. 

 

Standaardvelden opnieuw toewijzen naar aangepaste velden

Je kunt elk standaardveld, behalve e-mailadres en relatie (account) velden, opnieuw toewijzen naar een aangepast veld voor Leads en Contacten. Bijvoorbeeld, je kunt het standaard veld 'Functie' toewijzen naar een aangepast lead veld in Microsoft Dynamics genaamd 'Positie'.

  1. Vanaf de Gegevensconfiguratiepagina in ActiveCampaign, klik op het pijltje (^) om de ‘Standaard Mapping’ voor Leads, Contacten of Accounts uit te breiden.
  2. Elk veld (behalve E-mail en Account) heeft een knop die ‘Aan’ staat. Om een van deze velden naar een aangepast veld in Microsoft Dynamics toe te wijzen, zet je de knop op ‘Uit’. 
  3. Klik op de knop ‘Bewerken’ onderaan de sectie.
  4. Er verschijnt een pop-up venster. Bovenaan zie je het standaardveld dat je nu kunt toewijzen aan een aangepast veld. Klik op dat veld en klik op ‘Toevoegen’.
  5. Het standaardveld verschijnt nu onder ‘Aangepaste Mapping’. Klik op het ‘Dynamics’ veld en selecteer het corresponderende veld.
  6. Klik op ‘Wijzigingen opslaan’ > ‘OK’.

Het standaardveld is nu toegewezen naar het aangepaste veld van jouw keuze. Bovendien zal het standaardveld verschijnen onder ‘Standaard Mapping’ met een ‘Uit’ status. Als je de status terug naar ‘Aan’ zet, zal je aangepaste mapping ongedaan worden gemaakt en blijft de standaard mapping optie behouden.

 

De verkoopkansen sync instellen

Om verkoopkansen te synchroniseren, moeten ze een relatie hebben met een synchroniserend contact. Eenmaal toegevoegd aan je MailBlue-account, zijn verkoopkansen beschikbaar op Contact records in het vak Aangepaste Objecten.

Om verkoopkansen te synchroniseren met je MailBlue-account:

  1. Klik op de knop ‘Verkoopkansen’ om deze op ‘Aan’ te zetten.
  2. Klik op de eerste dropdown en kies de kansen die je naar je account wilt synchroniseren. Je kunt kiezen uit de volgende opties:
    • Alle kansen aangemaakt of bijgewerkt
    • Alle kansen die voldoen aan bepaalde criteria
    • Aangepaste criteria, handmatig ingesteld
  3. Onder ‘Standaard Mapping’ zullen vijf velden synchroniseren naar je account, waaronder Geschatte Omzet, Geschatte Sluitdatum, Werkelijke Omzet en Fase. Deze velden zijn voor je gemapt. Het is niet mogelijk om de mapping voor deze velden te wijzigen.
  4. Als je klaar bent, klik je op ‘Wijzigingen opslaan’.

 

Stap 5: Sync-instellingen

Je kunt je synchronisatie instellingen configureren zodra je de gegevensconfiguratie hebt voltooid. Dit wordt gedaan op de pagina ‘Sync-instellingen’ in het menu bovenin. Er zijn drie verschillende sync-instellingen die je kunt configureren: Globaal, Initieel en Job Planning.

 

Globale Sync

Dit is standaard ingeschakeld. Wanneer ingeschakeld, zal de eenmalige ‘Initiële Sync’ worden uitgevoerd. Om te pauzeren met het synchroniseren van gegevens naar MailBlue, klik je op de knop om deze op ‘Uit’ te zetten. Als deze instelling is uitgeschakeld, kunnen gegevens niet van Microsoft Dynamics 365 naar MailBlue worden gesynchroniseerd.

 

Initiële Sync

Deze eenmalige sync wordt uitgevoerd wanneer de ‘Globale Sync’ knop op ‘Aan’ staat. Alle contacten of leads die voldoen aan je ‘Gegevensconfiguratie’ criteria zullen worden gesynchroniseerd van Microsoft Dynamics naar MailBlue.

 

Job Planning

Hier configureer je terugkerende synchronisaties tussen Microsoft Dynamics en MailBlue.

Om dit te doen, klik je op de ‘Job Frequentie’ dropdown en klik je op de planningsoptie die het beste bij je past. Je kunt kiezen uit de volgende frequentie-opties:

  • 1 uur
  • 2 uur
  • 4 uur
  • 6 uur
  • 8 uur
  • 12 uur
  • Eenmaal per dag

 

Het is niet mogelijk om onmiddellijke synchronisaties af te dwingen met deze integratie. Leads en contacten zullen tussen platforms synchroniseren wanneer de volgende geplande synchronisatie wordt uitgevoerd.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Artikelen in deze sectie

Zie meer