Hoe maak ik een koppeling met Salesforce?

Which subscription do I have?

 

De MailBlue Salesforce integratie biedt een tweezijdige synchronisatie tussen jouw MailBlue account en jouw Salesforce account.

Met deze koppeling kun je:

• Salesforce leads en contacten toevoegen aan MailBlue
• MailBlue contacten toevoegen aan Salesforce als contacten en leads
• Updates tussen de twee platforms synchroniseren wanneer een contact- of leadrecord verandert in een van beide software
• Salesforce verkoopkansen (opportunities) synchroniseren met MailBlue
• Een tweezijdige synchronisatie creëren tussen de velden van jouw MailBlue account en de velden van het Salesforce account
• Een campagne die is gemaakt in MailBlue verzenden naar een lead of contact vanuit hun Salesforce record
• De lead of het contact in een automatisering plaatsen die is gemaakt in MailBlue vanuit hun Salesforce record

In dit artikel leggen we uit hoe je de koppeling kunt leggen.

Let op:

• Je hebt een Salesforce-account nodig waarin Lightning Experience is ingeschakeld om deze integratie te kunnen gebruiken. De koppeling kan niet gelegd worden in combinatie met Salesforce Classic.
• De integratie dient binnen je Salesforce account opgezet en beheerd te worden. 
• De Salesforce-beheerder dient de installatie van de integratie voltooien. De beheerder dient ook de MailBlue / ActiveCampaign componenten toe te voegen aan de lay-outs van de Lead- en Contactpagina's in Salesforce.
• Je kunt je Salesforce account slechts aan één MailBlue / ActiveCampaign account koppelen.
• Leads en contacten in Salesforce moeten een e-mailadres hebben om deze te kunnen synchroniseren met MailBlue.
• Wanneer je Salesforce en MailBlue wenst te ontkoppelen, kun je dit Salesforce artikel raadplegen. 

Inhoud:

• Stap 1: Stel een custom domein in voor Salesforce Lightning
• Stap 2: Installeer de ActiveCampaign Salesforce app
• Stap 3: Wijs de juiste machtigingensets toe aan Salesforce gebruikers
• Stap 4: Stel de systeemverbindingen in
• Stap 5: Stel Dynamic Field Mapping in
• Stap 6: Outbound Sync instellingen configureren
• Stap 7: Activeer de ActiveCampaign CX Automation-component
• Stap 8: Bekijk de Salesforce integratie in MailBlue

Stap 1: Stel een custom domein in voor Salesforce Lightning

Om de ActiveCampaign for Salesforce-app te installeren, dien je een aangepast domein in te stellen voor Salesforce Lightning. Als je dit al eens hebt gedaan, kun je deze stap overslaan.

1. Klik in je Salesforce account op het tandwieltje en vervolgens op 'Instellingen'.

2. Klik op 'Bedrijfsinstellingen' en vervolgens op 'Mijn Domein'.

3. Voer het domein in het veld in en klik op de knop 'Beschikbaarheid controleren'.

4. Wacht na het registreren van je domein ongeveer 5 minuten en vernieuw hierna de pagina. 

5. Klik op de knop 'Inloggen' om opnieuw in te loggen op je Salesforce-account met het nieuwe aangepaste domein dat je hebt geregistreerd.

6. Klik op de knop 'Uitrollen naar gebruikers'.

 

Stap 2: Installeer de ActiveCampaign Salesforce app

1. Klik in jouw Salesforce account op de bolletjes links boven in het scherm. Klik vervolgens op 'Alles weergeven'.

2. Klik op 'AppExchange bezoeken'.

3. Klik nu op het driehoekje naast 'AppExchange Home'. Er verschijnt een drop down menu. Klik hierin op 'Apps'.

4. Zoek op 'ActiveCampaign'. Je kunt nu de ActiveCampaign Salesforce app selecteren.

5. Klik onderin op 'Get it Now'

6. Klik op 'Open Login Screen'. Het kan zijn dat Salesforce je vraagt om toegang te verlenen. Hiervoor dien je op 'Toestaan' te klikken.

7. Er zal je vervolgens gevraagd worden of je de app wenst te installeren in je huidige organisatie of in een testomgeving. Wil je dus eerst aan de slag in een testomgeving? Dan kun je kiezen voor 'Install in Sandbox'. In dit voorbeeld willen we aan de slag met echte CRM data en kiezen we voor 'Install in This Org'.

8. Er zal je vervolgens gevraagd worden om de installatie te bevestigen. Klik op 'Confirm and Install'.

9. Je kunt nu kiezen tussen 'Installeren uitsluitend voor beheerders', 'Installeren voor alle gebruikers' en 'Installeren voor specifieke profielen'. Klik op de optie die jouw voorkeur heeft en klik vervolgens op 'Installeren'.

10. Er wordt je vervolgens gevraagd om toestemming om data te mogen ontvangen om de koppeling te kunnen bewerkstelligen. Vink het vakje voor 'Ja, toegang verlenen tot deze externe websites' aan en klik vervolgens op 'Doorgaan'.

11. Het kan even duren om deze app te downloaden. Salesforce stuurt je daarom een mailtje als de app geïnstalleerd is.

12. Wanneer de app geïnstalleerd is, zul je deze terug kunnen vinden in je Salesforce App Launcher. Vanuit hier kun je de app gaan configureren.

Stap 3: Wijs de juiste machtigingensets toe aan Salesforce gebruikers

Er zijn twee verschillende machtigingensets voor Salesforce gebruikers. 

• ActiveCampaign Package Manager machtigingenset
  Beschikbaar voor versie 1.38. Deze set is bedoeld voor gebruikers die de koppeling ook zullen gaan beheren en onderhouden. 
• ActiveCampaign Standard User machtigingenset
  Deze set is gebruikt voor gebruikers die gebruik zullen maken van de ActiveCampaign componenten binnen Salesforce en toegang nodig hebben tot het weergeven van activiteiten.

Weet je niet precies hoe je machtigingensets kunt toewijzen? 

 

Stap 4: Stel de systeemverbindingen in

Na het installeren van de ActiveCampaign-app in je Salesforce-account, kun je de verbinding tussen de twee platformen instellen. Hierdoor kunnen beide accounts data naar elkaar versturen.

In deze stap ga je toegang krijgen tot de ActiveCampaign Setup Assistant, voeg je je ActiveCampaign API-sleutel toe aan Salesforce en autoriseer je jouw MailBlue-account om toegang te krijgen tot je Salesforce-account.

Deze setup wordt uitgevoerd via je Salesforce-account en zou slechts enkele ogenblikken moeten duren om te voltooien.

1. Klik op de puntjes in de linkerbovenhoek van je Salesforce-account om de App Launcher te openen.

2. Klik op de app 'ActiveCampaign App' of gebruik het zoekveld om de app te vinden. De set-up pagina wordt geladen.

3. Klik op de knop 'Get Started'.

4. Vul op de 'System Connections' pagina onder 'API access' je API URL en API Key in. Weet je even niet waar je deze gegevens kunt vinden? Je leest het in dit artikel.

5. Klik op 'Authorize' om verder te gaan.

6. Klik op de 'Next' knop om door te gaan naar het scherm 'Authorize ActiveCampaign to Salesforce'.

7. Je ziet nu een zwarte banner waar in staat 'Not Connected'. Het ziet er ongeveer hetzelfde uit als het scherm waar je net je API URL en Key hebt ingevuld. Je kunt hier weer op 'Authorize' klikken.

8. Er verschijnt een Sales force inlog pop-up. Vul hier je Sales force gebruikersnaam en wachtwoord in.

9. Klik op 'Inloggen' en doorloop de stappen.

10. Er wordt je vervolgens gevraagd om toestemming te geven om ActiveCampaign toegang te geven tot jouw Salesforce account. Klik op 'Allow'.

11. Wanneer de autorisatie gelukt is, zal er een groene banner verschijnen waar 'Connected' in staat. Je kunt nu op 'Finish' klikken. Krijg je een rode banner met een error te zien? Probeer het dan opnieuw.

 

Stap 5: Stel Dynamic Field Mapping in

Doormiddel van Dynamic Field Mapping kun je contactvelden binnen MailBlue verbinden met een contact- of leadveld in Salesforce. Maak je gebruik van een MailBlue Marketing Plus- of Professional pakket? Dan kun je tweezijdige synchronisatie instellen tussen de velden in jouw MailBlue account en de Salesforce velden. 

• Om contact- en leadvelden toe te wijzen, kun je kiezen hoe gegevens gesynchroniseerd zullen worden tussen Salesforce en MailBue / ActiveCampaign voor elk veld. Welke sync opties er zijn, lees je hieronder.
  Let op: Dit is niet beschikbaar voor accountvelden.

• • Van MailBlue / ActiveCampaign naar Salesforce:
    - Altijd toestaan dat MailBlue / ActiveCampaign het Salesforce veld bijwerkt
    - Alleen bijwerken als het Salesforce veld leeg is
    - Nooit toestaan dat ActiveCampaign / MailBlue het Salesforce bijwerkt
    
    
  • Van Salesforce naar MailBlue / ActiveCampaign:
    - Altijd toestaan dat Salesforce het MailBlue / ActiveCampaign veld bijwerkt
    - Alleen bijwerken als het MailBlue / ActiveCampaign veld leeg is
    - Nooit toestaan dat Salesforce het MailBlue / ActiveCampaign bijwerkt
• Je zult zien dat de standaardvelden alvast voor je zijn geconfigureerd. Je kunt er echter voor kiezen om de standaardtoewijzingen te overschrijven en je eigen Field Mapping in te stellen.
  
  
  
  
• Het is niet mogelijk om dealvelden in MailBlue te koppelen met velden in Salesforce.
• Decimale getallen, komma's en valutasymbolen worden ondersteund zolang je de Salesforce velden waar deze data in zal komen te staan, verbindt met een tekstinvoer veld in MailBlue.

Nu je de basis betreft Dynamic Field Mapping kent, kunnen we verder met de stappen voor het koppelen van de velden:

1. Klik op 'Continue' op de ActiveCampaign set-up pagina in Salesforce.

Standard Lead Field Mapping

2. Allereerst, gaan we de standaard lead veld mapping instellen. De MailBlue velden die hierbij horen zijn:

• • Voornaam
  • Achternaam
  • E-mail
  • Telefoon
  • Account

Wil je de standaard mapping aanpassen? Gebruik dan de dropdowns onder 'Salesforce Field' om de juiste velden te selecteren. Houd er wel rekening mee dat je het Salesforce veld 'Bedrijf' koppelt aan het MailBlue veld 'Account', zodat de bedrijven in jouw Salesforce veld onder worden gebracht in de Accounts in MailBlue.

3. Selecteer de gewenste sync optie onder 'ActiveCampaign to Salesforce' en 'Salesforce to ActiveCampaign.

4. Klik op de 'Next' knop om verder te gaan naar de Custom Lead Field mapping.

Custom Lead Field Mapping

5. We gaan nu aangepaste MailBlue-contactvelden toewijzen aan (custom) Salesforce-leadvelden. Aangepaste velden zijn velden die je maakt om extra informatie over je contacten en leads vast te leggen en op te slaan. Je leest hier hoe je aangepaste velden aanmaakt in MailBlue.

Als je deze stap wilt overslaan, klik dan op de knop 'Next' om door te gaan naar de volgende stap.

6. Klik op de knop 'Add Mapping'. Er verschijnt een nieuwe rij met twee dropdown menu's. De linker dropdown bevat alle aangepaste lead velden binnen jouw MailBlue account en de rechter dropdown bevat alle Salesforce leadvelden.

7. Klik op het 'Select ActiveCampaign Field' dropdown menu en klik op het aangepaste veld dat je wenst te gebruiken.

8. Klik op de dropdown onder 'Salesforce Field' en selecteer het Salesforce veld dat je wenst te koppelen aan het MailBlue veld wat je in stap 7 hebt geselecteerd. 

9. Herhaal stap 6 tot en met 8 voor alle aangepaste velden die je wenst te koppelen.

10. Selecteer jouw gewenste sync optie onder 'ActiveCampaign to Salesforce' en 'Salesforce to ActiveCampaign' voor alle gekoppelde velden.

11. Wanneer je klaar bent, kun je op de 'Next' knop klikken.

Standard Contact Field Mapping

12. De volgende stap is het instellen van de mapping voor de standaard contact velden. Deze zijn alvast voor je geconfigureerd. Het gaat om de volgende velden:

• • Voornaam
  • Achternaam
  • E-mail
  • Telefoon

Je kunt weer de gewenste sync opties selecteren onder 'ActiveCampaign to Salesforce' en 'Salesforce to ActiveCampaign'.

13. Klik op de knop 'Next' om naar de volgende stap te gaan.

Custom Contact Field Mapping

14. Je gaat nu aan de slag met aangepaste contact velden. Klik op de knop 'Add Mapping'. Er verschijnt een nieuwe rij met twee dropdown menu's. De linker dropdown bevat alle aangepaste contactvelden binnen jouw MailBlue account en de rechter dropdown bevat alle Salesforce leadvelden.

15.  Klik op het 'Select ActiveCampaign Field' dropdown menu en klik op het aangepaste veld dat je wenst te gebruiken.

16. Klik op de dropdown onder 'Salesforce Field' en selecteer het Salesforce veld dat je wenst te koppelen aan het MailBlue veld wat je in stap 15 hebt geselecteerd. 

17. Herhaal stap 14 tot en met 16 voor alle aangepaste velden die je wenst te koppelen.

18. Selecteer jouw gewenste sync optie onder 'ActiveCampaign to Salesforce' en 'Salesforce to ActiveCampaign' voor alle gekoppelde velden.

19. Wanneer je klaar bent, kun je op de 'Next' knop klikken.

Account Field Mapping

20. Je kunt ook een tweezijdige synchronisatie instellen tussen je MailBlue account velden en Salesforce account object velden. Als je dit wilt doen, klik je op de 'Salesforce Account Field Mapping' toggle om deze in te schakelen.

21. Het MailBlue 'Account' veld is standaard voor je gekoppeld met het Salesforce 'Account Name' veld. Om aanvullende account velden te koppelen, klik je op de 'Add Mapping' Knop.

22. Klik op het 'Select ActiveCampaign Field' dropdown menu en klik op het account veld dat je wenst te gebruiken.

23. Klik op de dropdown onder 'Salesforce Field' en selecteer het Salesforce veld dat je wenst te koppelen aan het MailBlue veld wat je in stap 15 hebt geselecteerd. 

24. Je kunt stappen 21 tot en met 23 weer herhalen voor alle velden. Ben je klaar? Klik dan op 'Next'.

Opportunity Mapping

25. Je kunt nu aan de slag met het synchroniseren van Salesforce Opportunity objecten en MailBlue object velden. Hiervoor dien je weer de toggle ('Send Salesforce Opportunity to ActiveCampaign') aan te klikken om deze in te schakelen. De volgende velden zullen al voor je gekoppeld zijn:

• • Name
  • Amount
  • Stage
  • Close Date

Je kunt de mapping hiervan niet aanpassen. 

Om door te gaan naar de volgende stap in het set-up proces, klik je op de 'Finish' knop. Je wordt nu weer door gestuurd naar de set-up pagina, waar 'Dynamic Field Mapping' een groen vinkje zou moeten hebben gekregen.

 

Stap 6: Outbound Sync instellingen configureren

In deze stap bepaal je welke Salesforce leads en contacten worden gesynchroniseerd met MailBlue en hoe vaak de synchronisatie zal plaatsvinden. Hier valt onder:

• Synchroniseren van leads en contacten met MailBlue. Hierdoor wordt een nieuw contactprofiel aangemaakt in MailBlue.
• Synchroniseren van updates naar contact- en lead-records. Hierdoor wordt een update naar contactprofielen in MailBlue gestuurd wanneer er updates worden aangebracht in records in Salesforce bij contacten en leads die al in MailBlue staan.

Om toegang te krijgen tot de Outbound Sync-instellingen, klik je op de knop 'Continue' op de ActiveCampaign installatiepagina.

Lead Sync selectie

Selecteer welke leads moeten worden gesynchroniseerd met MailBlue door een van de volgende opties te selecteren:

• Not using Leads
  Selecteer deze optie als je geen leads wil synchroniseren van Salesforce naar MailBlue.
• All Leads created from this point forward
  Hiermee worden alle leads gesynchroniseerd die zijn aangemaakt in Salesforce nadat deze instelling is opgeslagen.
• Leads marked via Process Builder or other custom method
  Hiermee worden alle leads gesynchroniseerd waarvan de waarde van het veld 'ActiveCampaign Sync Status' gelijk is aan 'Wachten op Volgende Synchronisatie'.
• Only Leads that match certain criteria
  Hiermee worden alle leads gesynchroniseerd die voldoen aan de regels die je hebt ingesteld bij het selecteren van deze optie. Let op dat je hier meer dan één voorwaarde kunt gebruiken. Als je meer dan één voorwaarde gebruikt, moet een lead aan ALLE voorwaarden voldoen die in deze stap zijn ingesteld om te worden gesynchroniseerd met MailBlue.

 

Als je klaar bent, kun je weer op 'Next' klikken.

 

Contact Sync selectie

Selecteer welke contacten moeten worden gesynchroniseerd met MailBlue door een van de volgende opties te selecteren:

• Not using Contacts
  Selecteer deze optie als je geen contacten wil synchroniseren van Salesforce naar MailBlue.
• All Contacts created from this point forward
  Hiermee worden alle contacten gesynchroniseerd die zijn aangemaakt in Salesforce nadat deze instelling is opgeslagen.
• Leads marked via Process Builder or other custom method
  Hiermee worden alle contacten gesynchroniseerd waarvan de waarde van het veld 'ActiveCampaign Sync Status' gelijk is aan 'Wachten op Volgende Synchronisatie'.
• Only Contacts that match certain criteria
  Hiermee worden alle contacten gesynchroniseerd die voldoen aan de regels die je hebt ingesteld bij het selecteren van deze optie. Let op dat je hier meer dan één voorwaarde kunt gebruiken. Als je meer dan één voorwaarde gebruikt, moet een contact aan ALLE voorwaarden voldoen die in deze stap zijn ingesteld om te worden gesynchroniseerd met MailBlue.
  
  

Als je klaar bent, kun je weer op 'Next' klikken.

 

Job Schedule Instellingen

Op de pagina 'Job Schedule' bepaal je hoe vaak gegevens worden gesynchroniseerd van Salesforce naar MailBlue. Deze synchronisatie-instellingen zijn van toepassing op:

• Leads en contacten die voor de eerste keer naar MailBlue worden gesynchroniseerd vanuit Salesforce.
• Bijwerken van eerder gesynchroniseerde contacten in ActiveCampaign met informatie uit Salesforce.

1. Klik op de drop down met de naam 'Job Frequency' aan de linkerkant.

2. Klik op een van de volgende opties: 'Every hour', 'Every 2 hours', 'Every 3 hours', 'Every 4 hours', 'Every 6 hours', 'Every 8 hours', 'Every 12 hour's, 'Once Daily'.

3. Als 'Once Daily' is geselecteerd, kies dan wanneer de synchronisatie elke dag moet beginnen. Klik hiervoor op de drop down 'Job Start Time' aan de rechterkant en selecteer het gewenste tijdstip voor gegevenssynchronisaties. Alle andere Job Frequency opties starten zo snel mogelijk nadat de configuratie is voltooid.

4. Klik, wanneer je klaar bent, op de knop 'Schedule' en vervolgens op de knop 'Finish'.

5. Om de ingestelde frequentie te wijzigen, klik je op de knop 'Remove Job' en breng je de gewenste wijzigingen aan. Klik daarna weer op de knop 'Schedule'.

'Other Schedules Jobs' toont geplande taken in je organisatie. Deze zijn niet gekoppeld aan MailBlue.

 

Stap 7: Activeer de ActiveCampaign CX Automation-component

Als je de ActiveCampaign CX (Customer Experience) Automation-component wilt gebruiken, moet je deze inschakelen vanaf de ActiveCampaign-instelpagina in je Salesforce-account.

Let op: De ActiveCampaign CX Automation-component vereist Salesforce Lightning.

De ActiveCampaign CX Automation-component stelt je in staat om het volgende direct vanaf een contact- of lead-record in Salesforce te doen: