Hoe kan ik taken in MailBlue synchroniseren met mijn eigen agenda?

Je kunt met de functie 'Kalender' alle MailBlue-taken met jouw Google Calendar, Apple Calendar of een andere agenda synchroniseren. In dit artikel staat alle informatie die je nodig hebt, zodat je dit kunt gaan instellen.

Het aanmaken van een kalenderfeed

Je kunt een kalenderfeed synchroniseren om het volgende weer te geven:

Taken gekoppeld aan deals
Taken gekoppeld aan contacten
Taken gekoppeld aan taakeigenaren (dit is alleen zichtbaar voor admingebruikers)

Op de volgende manier kun je een kalenderfeed aanmaken:

Klik op 'Deals' aan de linkerkant van het hoofdmenu.
Vervolgens klik je op 'Kalender' in het sub-menu.
Om een kalenderfeed toe te voegen, klik je op 'Een nieuwe kalender toevoegen'.
Er zal een nieuw venster openen. Je kunt de naam van de kalender toevoegen in het daarvoor bestemde veld.
Bij 'Taken' in het drop-down menu kun je aangeven welke taken je graag wil synchroniseren. Je kunt in dit menu het volgende selecteren:
- Beiden: synchroniseer de taken die zijn gekoppeld aan deals én contacten.
- Deals: synchroniseer alle taken die zijn gekoppeld aan deals.
- Contacten: synchroniseer alle taken die zijn gekoppeld aan contacten.
In dit artikel maken wij gebruik van de taken die gekoppeld zijn aan deals en contacten.
Geef aan van welke pipelines je taken wil synchroniseren. Je kunt één, meerdere of alle pipelines selecteren door het desbetreffende vakje aan te klikken (deze optie verschijnt alleen als je bij taken 'Deals' of 'Alle' hebt geselecteerd).
Als accountbeheerder kun je het gedeelte 'Taak toegewezen aan' bekijken. Je eigen naam wordt automatisch geselecteerd en grijs weergegeven. Dit betekent dat de kalenderfeed jouw taken zal bevatten; dit kan niet worden gewijzigd. Je kunt vervolgens meerdere gebruikers aanvinken. Deze taken worden naast je eigen taak ook weergegeven in de agenda.
Je kunt het vakje 'Omvat meldingen' aanzetten, mocht je meldingen willen ontvangen in je agenda.
Tot slot klik je op 'Toevoegen' voor het toevoegen van de kalender feed.

Er wordt een URL gegeneerd op de kalender pagina in je account

Een kalender toevoegen aan je eigen agenda

Wanneer je een kalenderfeed hebt aangemaakt, kun je deze toevoegen aan je eigen agenda.

Toevoegen aan je Google Calendar

Klik in het linkermenu op 'Deals' > 'Kalender'.
Kopieer de URL van je agenda-feed.
Open je Google Kalender.
Klik in het linkermenu van Google Kalender op het plus-teken naast 'Andere agenda's'.
Klik op 'Via URL'.
Plak je kalenderfeed-URL van je MailBlue-kalenderpagina in het URL-veld.
Klik op 'Agenda toevoegen'.

Toevoegen aan je Outlook agenda

Klik in het linkermenu op 'Deals > Kalender'.
Kopieer de URL van je agenda-feed.
Klik in de navigatiebalk van Outlook op 'App-startprogramma' en klik daarna op 'Agenda'.
Klik onder de navigatiebalk van Outlook Agenda op de dropdownpijl 'Nieuw' en klik daarna op 'Agenda toevoegen'.
Klik op 'Abonneren via internet' en plak de URL van de agenda-feed in het veld voor de agendalink.
Vul in het veld 'Agendanaam' een naam voor de agenda in.
Klik op 'Opslaan'.

Toevoegen aan je Apple agenda

Klik in het linkermenu op 'Deals > Kalender'
Kopieer de URL van je agenda-feed.
Kies in Apple Agenda voor 'Archief' > 'Nieuw agenda-abonnement'.
Plak de agendafeed-URL en klik op 'Abonneren'.
Voer een naam in voor de agenda en kies een kleur, zodat je de agenda herkent in je kalender.
Kies een locatie en klik op 'OK'.

Accountbeheerder: zodra de URL is toegevoegd aan de agenda, worden alle taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd in de agenda weergegeven.

Alle andere accountgebruikers: als je geen accountbeheerder bent, zie je alleen de taken die aan jou zijn toegewezen en die niet als voltooid zijn gemarkeerd.

Het is belangrijk om het volgende te weten:

Als je wijzigingen aanbrengt in je MailBlue-account, wordt dit automatisch gesynchroniseerd in je eigen agenda.
Als je wijzigingen aanbrengt in je eigen agenda, dan wordt dit niet gesynchroniseerd naar MailBlue.
Het is mogelijk dat wijzigingen niet direct zichtbaar zijn.

Het bewerken van de kalenderfeed

Je kunt op elk gewenst moment het volgende aanpassen in je kalenderfeed:

Naam agenda
Taken
Pipelines
Taakeigenaren
Aan- of uitzetten van meldingen.

Je kunt een van deze eigenschappen op de volgende manier bewerken:

Klik op 'Bewerken' bij de kalenderfeed die je graag wilt wijzigen.
Een nieuw scherm zal openen om wijzigingen aan te brengen in de kalenderfeed.
Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan.

Alle wijzigingen worden gesynchroniseerd met je eigen agenda. Je hoeft de URL niet opnieuw toe te voegen aan je agenda.

Veelgestelde vragen

Kan ik de kalenderfeed ook in andere agenda-apps gebruiken?

Ja. In het artikel staat een stappenplan om de kalenderfeed toe te voegen aan je Apple, Gmail of Outlook agenda, maar de kalenderfeed werkt in elke agenda-app die agenda abonnementen/feeds accepteert. Controleer de hulpomgeving van jouw agenda-app om na te gaan of jouw app dit accepteert.

Worden updates meteen bijgewerkt in mijn agenda als ik mijn feed bijwerk?

Ja, updates die je maakt aan taken of de feed binnen MailBlue zullen automatisch verwerkt worden in je agenda. Het ligt echter aan je specifieke agenda-app hoe vaak deze synchronisatie loopt. Het kan dus zijn dat de updates niet direct zichtbaar zijn.

Als je taken bijwerkt of verwijdert vanuit je agenda-app, zul je dit niet terugzien in MailBlue.

Worden mijn taakmeldingen toegevoegd aan mijn agenda?

Ja. Meldingen voor taken die zijn gekoppeld aan contacten of deals kunnen met de functie Kalenderfeed worden gesynchroniseerd met je agenda.

Let op: Om taakmeldingen te synchroniseren, moet je de Calendar Feed-URL toevoegen aan je agenda-applicatie. Je agenda-applicatie bepaalt hoe vaak updates worden opgehaald. Daardoor zijn wijzigingen mogelijk niet direct zichtbaar in je agenda.

Hoe synchroniseer ik mijn taakmeldingen met mijn agenda?

Klik op 'Deals' > 'Agenda' om naar je agendapagina te gaan.
Klik op 'Bewerken' bij de Calendar Feed waarvoor je meldingen wilt synchroniseren.
Vink het selectievakje 'Meldingen opnemen' aan.
Klik op 'Opslaan'.

Daarna worden je taakmeldingen automatisch met je agenda gesynchroniseerd.