Met de Google Spreadsheets koppeling kun je handmatige gegevensinvoer elimineren en veel sneller en betrouwbaarder rapportgegevens verzamelen. Je kunt namelijk contacten van MailBlue doorzetten naar Google Sheets middels een automatiseringsactie, of de contacten importeren naar je MailBlue-account.
Hoe werkt de Google Sheets koppeling?
De Google Spreadsheets koppeling biedt twee afzonderlijke synchronisatieopties aan. Je kunt namelijk contacten importeren naar MailBlue, maar ook via een automatisering in je MailBlue account contacten plaatsen op het blad van je Google Spreadsheet.
Je kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van beide mogelijkheden, maar afzonderlijk is ook mogelijk.
Beide opties voegen een tag toe aan je contacten: 'google-sheets-integratie'.
Contacten importeren vanuit Google Sheets
Met deze optie worden er nieuwe contacten toegevoegd aan je MailBlue account. Elk contact krijgt dan een tag toegevoegd aan zijn of haar contactprofiel.
Hoe maak ik de koppeling?
Klik op je profiel rechtsboven in je MailBlue account en vervolgens op 'Apps' en zoek naar Google Sheets.
Klik op de software en navigeer rechts bovenin naar de blauwe 'Gegevens importeren' knop.
Klik op 'Verbinden' en selecteer het Google-account dat je toegang wilt geven tot MailBlue.
Geef de benodigde rechten door op 'Doorgaan' te klikken.
Je account is gekoppeld! Klik op 'Verdergaan'.
Selecteer de gewenste sheet en kies optioneel ook of je de contacten direct op een lijst wil inschrijven in MailBlue. Klik op 'Verdergaan'
Koppel de gewenste velden aan elkaar en klik op 'Verdergaan'.
Geef de sync een naam en kies wanneer de sync moet lopen: eenmalig of terugkerend (elk uur). Als je eenmalig kiest, kun je handmatig de sync opnieuw starten.
Klik op 'Afronden' om de instellingen op te slaan.
Veldtoewijzing
De koppeling importeert geen nieuwe aangepaste velden. Voordat je deze koppeling maakt is het van belang dat je eerst alle aangepaste velden die je in je Google Sheets gebruikt hebt aangemaakt óók in jouw MailBlue account aan hebt gemaakt. Je kunt dan de aangepaste velden koppelen aan de velden in jouw Google Spreadsheet.
Hoe werkt de synchronisatie?
Elke 60 minuten wordt de synchronisatie uitgevoerd. Bij het configureren kun je één van de volgende opties kiezen:
Contacten importeren en in de toekomst nieuwe contacten importeren
Contacten importeren en in de toekomst géén nieuwe contacten importeren
Als je contacten zijn gesynchroniseerd worden ze niet automatisch geüpdatet. Je kunt gebruik maken van de knop 'herstarten' om updates over je contacten te synchroniseren. Deze knop is beschikbaar op de pagina voor de interne Google Sheets-app (nadat de koppeling is gekoppeld).
Als je de knop hebt aangeklikt, wordt er elk uur naar nieuwe updates gescand. De nieuwe updates worden dan direct doorgevoerd.
Contacten exporteren naar Google Sheets
Hoe werkt de koppeling?
Voor het maken van de koppeling dien je te beschikken over een Google-account en een MailBlue abonnement. Je dient toegang te geven tot je Google Spreadsheets en MailBlue automatiseringen.
Goed om te weten:
Dit is een een-richting koppeling die contactgegevens van het MailBlue account naar een Google Spreadsheet blad pusht. De koppeling deelt geen gegevens uit Google Spreadsheets naar je MailBlue account.
Je kunt zoveel mogelijk Google-accounts aan je MailBlue account koppelen als je maar wilt.
Je kunt slechts één Google Spreadsheet per automatiseringsactie 'Een rij maken' gebruiken.
Alleen contactvelden kunnen worden gesynchroniseerd met de Google Spreadsheet. Dit bevat de standaard- en aangepaste contactvelden in MailBlue.
Alleen contactpersonen die de actie 'Een rij maken' in een automatisering bereiken, worden toegevoegd aan de verbonden Google Spreadsheet.
Elke gebruiker in het account met toegang tot de automatisering heeft ook toegang tot een verbonden Google-account en kan rijen toevoegen aan een Google Spreadsheet in dat account.
Hoe maak ik de koppeling?
Klik op 'Automatiseringen' en maak of open de automatisering waar je de stap voor het aanmaken van een regel in je Google sheet wil toevoegen.
Klik op het + icoontje en zoek via de zoekbalk of onder 'Apps' naar de actie "Google Sheets - Add a row"
Klik op 'Verbinden' en selecteer het Google-account dat je toegang wilt geven tot MailBlue.
Geef de benodigde rechten door op 'Doorgaan' te klikken.
Je account is gekoppeld!
Klik op 'Verdergaan'. Kies de Google Spreadsheet die je wilt bijwerken, evenals de bladnaam. Klik daarna op de knop 'Doorgaan'
Goed om te weten: als je de spreadsheet die je wilt bijwerken er niet tussen ziet staan, kun je in het veld de naam typen en erop klikken om deze te selecteren.
Wijs de contactvelden in je MailBlue account toe aan kolommen in de Google Spreadsheet, zodat deze informatie met elkaar matcht.
Let op: kolomnamen (indien gebruikt) worden niet weergegeven in de 'Selecteer een veld' lijst. In plaats daarvan zie je bijvoorbeeld: Kolom A, Kolom B, etc.Je kunt eventueel nog extra velden toewijzen. Klik hiervoor op 'Veldtoewijzing toevoegen' en match het MailBlue veld aan de gewenste Google Spreadsheet kolom. Als je een bepaald veld niet wilt toewijzen, kun je op het prullenbakje klikken.
Wanneer je klaar bent met het toewijzen van de velden, klik je op de knop 'Afronden'. De actie 'Een rij maken' is toegevoegd aan je MailBlue automatisering.
Let op: de namen van de tabbladen binnen een Google Spreadsheets mogen geen dubbele punten bevatten. Dit zorgt er namelijk voor dat de synchronisatie niet wordt verwerkt. Het is wel mogelijk om leestekens als '>' of '[ ]' te gebruiken.
Hoe kan ik de koppeling verbreken?
Er zijn een paar opties om de integratie met Google Spreadsheets te verbreken. Zodra de koppeling is verbroken, wordt de informatie niet meer gesynchroniseerd. Eerdere gesynchroniseerde informatie zal zichtbaar blijven in je MailBlue account en/of Google Spreadsheet.
Stoppen met het importeren van contacten naar MailBlue
Wanneer je de Google Spreadsheet loskoppelt, is het Google-account nog steeds gekoppeld aan het MailBlue account. Zodra het blad is losgekoppeld, worden alle import synchronisaties stopgezet.
Klik op 'Apps > Verbonden apps'
Klik op 'Google Spreadsheet' om deze te openen
Klik op het tabblad 'Importeren'
Klik op het pijltje naast de 'Bewerken' knop bij de import die je wilt stopzetten
Klik op de optie 'Import verwijderen'
Stopzetten van het toevoegen van contacten op de Google Spreadsheet
Je kunt voorkomen dat contacten worden gesynchroniseerd met je Google Spreadsheet. Je kunt hiervoor de actie 'toevoegen aan een Google Spreadsheet' uit de automatisering verwijderen.
Let op: houd er rekening mee dat het Google-account nog steeds is gekoppeld aan MailBlue.
Loskoppelen van MailBlue en Google
Je kunt het Google-account loskoppelen van MailBlue zodat er geen synchronisaties meer plaatsvinden.
Klik op 'Apps > Verbonden apps'
Klik op de app 'Google Spreadsheet'
Klik op de knop 'Account ontkoppelen'
Je Google-account wordt nu losgekoppeld van MailBlue. Je ontvangt een bevestiging op de pagina voor de interne Google Sheets-app.