Er zijn verschillende manieren om contacten aan je account toe te voegen binnen MailBlue. Dit kan bijvoorbeeld middels een CSV-bestand, of via de handmatige kopieer/plak-functie. Je kunt echter de invoer van contacten ook automatiseren door een koppeling te leggen met een ander programma via de tool 'Automatisch Importeren'.
De tool 'Automatisch Importeren' voegt nieuwe contacten aan je account toe, of update je huidige contacten zonder dat je zelf een handmatige handeling hoeft uit te voeren. Dit is handig wanneer je contacten beheert via andere programma's, zoals bijvoorbeeld Google Sheets, en als je deze contacten wilt toevoegen aan je MailBlue account zonder een CSV-bestand te gebruiken.
De automatische import zal geen:
Automatische update geven wanneer nieuwe contacten toegevoegd worden.
Webhook sturen wanneer contacten toegevoegd of geupdate worden.
Contact updaten naar de status 'Actief' als ze net zijn uitgeschreven.
Mogelijkheid bieden om 'Velden' handmatig in kaart te brengen.
Lijst-specifieke inschrijvingsmeldingen versturen (de meldingen ingesteld via 'Lijsten' > 'Geavanceerde Instellingen').
Let op: niet alle koppelingen met een extern programma zijn gratis te leggen zoals in het stappenplan van dit artikel wordt behandelt. Voor bepaalde programma's (bijvoorbeeld Podio) leg je namelijk de koppeling via Zapier, een betaalde tool. Meer informatie over Zapier vind je in dit artikel.
In dit artikel leer je:
Hoe werkt de automatische import?
De 'Automatisch Importeren' tool controleert routinematig iedere 30 minuten of er nieuwe contacten binnen het gekoppelde programma zijn toegevoegd of bijgewerkt.
Wanneer je in het externe programma een veld aanmaakt, zal dit ook doorgevoerd worden naar je MailBlue 'Velden'. Bijvoorbeeld, als je gebruik maakt van Google Contacten, dan zal binnen 'Velden' in MailBlue het gekoppelde Google Contacten veld weergegeven worden met een bijbehorende personalisatie tag:
Hoe stel ik de automatische import in?
Navigeer in het linker menu naar 'Contactpersonen' en klik op 'Importeren'.
Zoek het externe programma op waarmee je de koppeling wilt leggen om nieuwe contacten automatisch toe te voegen of bij te werken en klik deze aan.
In dit voorbeeld gebruiken we 'Google Sheets'.
Nu volgen een aantal aanwijzingen om de koppeling te voltooien. Selecteer je Google Sheets account die je aan MailBlue wilt koppelen (let op: er staat hier in het voorbeeld 'Active Campaign', dit komt doordat ActiveCampaign de software is die door MailBlue gebruikt wordt).
Selecteer 'toestemming' in het volgende venster.
Selecteer nu de lijst die je automatisch wilt updaten met de contacten uit je Google Sheets.
Geef de koppeling een naam > selecteer 'Importeer contacten en importeer contacten in de toekomst automatisch' als je wilt dat de contacten uit je Google Spreadsheets automatisch worden bijgewerkt > selecteer daarna het Google Spreadsheets bestand dat je automatisch wilt toevoegen aan je MailBlue.
Selecteer het werkblad uit je Google Sheets bestand dat je wilt importeren:
Vervolgens gaat het systeem aan de slag om de koppeling te leggen. Het is afhankelijk van de grootte van je bestand hoe lang dit duurt.
In dit scherm kun je er ook voor kiezen om nog een nieuwe Google Sheets koppeling te leggen, bijvoorbeeld het koppelen van een ander Google Sheets werkblad met een andere lijst in MailBlue. Klik hiervoor op 'Nieuwe toevoegen'.
Als de koppeling voltooid is krijg je in de 'Importeer Contacten' overzichtspagina een nummer te zien bij het gekoppelde programma. Het nummer geeft aan hoeveel automatische import koppelingen je hebt opgezet voor die specifieke programma.
Hoewel er geen limiet zit op de hoeveelheid automatische import koppelingen die je per programma kan leggen, raden we je aan om niet te veel koppelingen te maken. Niet omdat het systeem moeite heeft om dit te verwerken, maar omdat je zo beter het overzicht kunt bewaren en je account dus goed georganiseerd kan inrichten.
Bewerken of verwijderen van een automatische import koppeling
Om een automatische import aan te passen of te verwijderen, klik je op het programma dat je wilt loskoppelen:
Hierna opent er een venster waarin je een overzicht ziet van de automatische importen voor deze programma's, en kun je hier de automatische import wijzigen of verwijderen door op het programma te klikken. Hier kun je ook zien wanneer de laatste synchronisatie heeft plaatsgevonden.
Veelvoorkomende problemen met automatische importen
Het meest voorkomende probleem wat zich kan voordoen als je automatisch importeren gebruikt is dat contacten niet toegevoegd kunnen worden aan je account vanaf de het externe programma. Hieronder lees je wat de meest voorkomende oorzaken van dit probleem zijn, en wat je kunt doen om het probleem te verhelpen:
Je hebt je contactlimiet bereikt.
Wanneer je contactlimiet bereikt is zal de automatische import geen contacten meer toevoegen aan je MailBlue account. Je kunt je account upgraden om meer contacten toe te kunnen voegen om zo dit probleem te voorkomen.
Niet al je contacten hebben een (geldig) e-mailadres.
Om contacten toe te kunnen voegen aan je account dienen zij een geldig e-mailadres bezitten.
Je probeert een paar honderd contacten (of meer) op hetzelfde moment toe te voegen.
Alle automatische importen hebben een limiet van 500 contacten per synchronisatie. Als je meer dan 500 contacten toevoegt dan heeft het systeem extra tijd nodig om al je toegevoegde contacten goed weer te geven. Het systeem controleert iedere 30 minuten of er nieuwe contacten moeten worden toegevoegd of ge-update. Dit probleem zal ook plaatsvinden als er meerdere importen voor dezelfde externe tool draaien.
Als je al deze contacten in één keer wilt toevoegen dan raden we je aan om een CSV-bestand te gebruiken om deze contacten te importeren in plaats van gebruik te maken van de automatische import.