Wanneer je in een automatisering de actie 'Een e-mail sturen' gebruikt, is het verstandig om daarna een wachtstap toe te voegen. Zo geef je je contacten de tijd om de e-mail te openen en erop te reageren. Dit is vooral belangrijk als je meerdere e-mails achter elkaar verstuurt of een als/anders-splitsing gebruikt op basis van acties zoals openen, klikken of beantwoorden van een e-mail.
In dit artikel leer je hoe je een wachtstap toevoegt in een automatisering en welke instellingen je kunt gebruiken.
💡 Tip: Pas je een actieve automatisering aan? Zet deze dan eerst op inactief. Zodra je klaar bent, activeer je de automatisering opnieuw. Zo blijven contacten de flow doorlopen en voorkom je technische problemen.
Inhoudsopgave
Hoe voeg je een wachtstap toe aan een automatisering?
- Klik in het linkermenu op 'Automatiseringen'.
- Selecteer de automatisering die je wilt aanpassen en klik op 'Bewerken'.
- Klik in het rechterpaneel op 'Voorwaarden en workflow'.
- Sleep de 'Wacht'-actie naar je automatisering.
- Kies het type wachtactie dat je wilt gebruiken. (Zie hieronder de verschillende opties.)
- Volg de verdere stappen om de wachtactie in te stellen.
- Klik op 'Opslaan'.
Welke soorten wachtstappen zijn er?
MailBlue biedt vier verschillende opties voor wachtstappen. Welke je kiest, hangt af van wat je wilt bereiken met je automatisering:
- Wacht gedurende een bepaalde periode
- Wacht tot een bepaalde dag en/of tijd
- Wacht totdat een aangepast datumveld overeenkomt
- Wacht totdat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan
Hieronder vind je meer informatie over elk type, en wat tips over wanneer je ze zou kunnen gebruiken.
Wacht gedurende een bepaalde periode
Soms wil je een contact simpelweg een vastgestelde tijd laten wachten voordat het verdergaat in de automatisering. Met deze wachtstap kun je instellen dat een contact bijvoorbeeld pas na een paar minuten, uren of dagen naar de volgende actie in de workflow gaat. Dit is handig wanneer je een natuurlijk verloop wilt creëren in je e-mailcampagne en niet alle berichten in korte tijd achter elkaar wilt versturen.
Of je nu een opvolgmail drie dagen na een inschrijving wilt sturen of een herinnering zeven dagen na een aankoop, deze wachtstap zorgt ervoor dat er een logische tijdsbuffer wordt ingebouwd.
Voorbeelden:
- Een contact krijgt direct een e-mail en wacht vervolgens 3 dagen voordat het de volgende e-mail ontvangt.
- Je laat een contact 1 uur wachten na een aanmelding, voordat het een welkomstbericht ontvangt.
- Een herinneringsmail wordt 7 dagen na een eerste aankoop verzonden.
Wacht tot een bepaalde dag en/of tijd
Wil je dat je automatisering rekening houdt met specifieke dagen of tijdstippen? Dan is deze wachtstap de perfecte oplossing. Hiermee kun je instellen dat een contact pas op een bepaalde dag en tijdstip doorgaat in de workflow. Dit is bijvoorbeeld handig als je wekelijkse nieuwsbrieven of promotionele e-mails alleen op een vast moment wilt versturen.
Daarnaast kun je ervoor zorgen dat belangrijke communicatie, zoals betalingsherinneringen of afspraakbevestigingen, altijd op het meest relevante moment wordt verzonden. Zo voorkom je dat contacten je bericht op ongunstige momenten ontvangen en vergroot je de kans op interactie.
Voorbeelden:
- Een contact wacht tot maandag 09:00 uur voordat het een nieuwe e-mail ontvangt.
- Je laat alle contacten wachten tot de eerste van de maand voordat ze een betalingsherinnering krijgen.
- Een contact wacht tot 12:00 uur in de eigen tijdzone voordat een kortingsaanbieding wordt verstuurd.
Wacht totdat een aangepast datumveld overeenkomt
Soms wil je een contact pas laten doorgaan in de automatisering wanneer een specifieke datum in hun profiel bereikt is. Dit kan bijvoorbeeld een verjaardag, abonnementsvervaldatum of een andere belangrijke mijlpaal zijn. Met deze wachtstap kun je geautomatiseerde communicatie perfect timen op basis van datumvelden die je zelf hebt ingesteld. Daarnaast kun je ook aangeven of een contact moet doorgaan met de automatisering, of dat de automatisering beëindigd moet worden.
Denk bijvoorbeeld aan een verjaardagscampagne waarbij een contact pas een felicitatie ontvangt op de daadwerkelijke geboortedag, of een herinnering die enkele dagen voor een aflopende lidmaatschapsdatum wordt verstuurd. Dit zorgt voor een hyperpersoonlijke en relevante gebruikerservaring.
Voorbeelden:
- Een contact wacht tot de geboortedatum overeenkomt met de huidige datum en ontvangt dan een verjaardagsmail.
- Je stelt in dat een contact 5 dagen vóór de vervaldatum van een contract een herinnering krijgt.
- Een klant ontvangt automatisch een servicemail op de datum van een geplande afspraak.
🚨 Let op: Zorg ervoor dat je eerst een aangepast datumveld instelt voordat je de wachtstap toevoegt. 'Datum en tijd'-velden werken niet met deze optie.
Wacht totdat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan
Niet elke actie in een automatisering moet per se op een vast tijdstip plaatsvinden. Soms wil je dat een contact pas doorgaat naar de volgende stap wanneer het aan bepaalde criteria voldoet, zoals het openen van een e-mail, klikken op een link of verkrijgen van een specifieke tag.
Deze wachtstap helpt je automatiseringen dynamischer en slimmer te maken door in te spelen op het gedrag en de interacties van je contacten. Mocht je wachtstappen hebben gebruikt voor de laatste update op 28 januari 2025, is dit een deel van de wachtstap functie zoals je het wellicht al gewend bent.
Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een herinneringsmail pas wordt verzonden als een eerdere e-mail niet is geopend, of dat een vervolgstap pas wordt geactiveerd zodra een klant een offerte heeft goedgekeurd. Dit maakt je automatisering effectiever en relevanter voor de ontvanger.
Voorbeelden:
- Een contact wacht totdat het een e-mail heeft geopend voordat de volgende e-mail wordt verstuurd.
- Je laat een contact wachten totdat het op een specifieke link in een e-mail heeft geklikt.
- Een klant blijft in de wachtstap totdat een offerte is goedgekeurd en gaat daarna verder in de automatisering.
💡 Tip: De configuraties voor specifieke data en datumvelden die je instelt met 'Wacht tot een bepaalde dag en/of tijd' of 'Wacht totdat een aangepast datumveld overeenkomt', zijn ook beschikbaar in de segmentbouwer. Gebruik deze functie vooral als je datumvoorwaarden wilt combineren met andere criteria, zoals 'Tag is' of 'Is ingeschreven voor de lijst (actief)'.