Het is verstandig om eens in de zoveel tijd je lijsten op te schonen, zodat je lijsten blijven bestaan uit actieve en betrokken contacten. Dit zal niet alleen je open rates (aantal geopende mails) verbeteren, maar zal ook spamklachten, uitschrijvingen én bounces verminderen. Dit alles om verzekerd te zijn dat de mails die je verstuurt ook daadwerkelijk in de inbox van je contacten terechtkomen.
Zo meet je welke contacten niet meer actief zijn met jouw bedrijf / communicatie
Voordat je de niet-betrokken contacten kunt uitschrijven, dien je hier eerst een automatisering voor te bouwen die 'meet' hoe betrokken je contacten zijn. Dat kan op verschillende manieren, maar wij raden aan om de 'Laatste interactiedatum'-automatisering hiervoor te gebruiken. In dit artikel kun je meer lezen over deze automatisering.
Bij het doorlopen van de automatisering wordt dus een contactveld ingevuld met de datum van de laatste interactie. Je kunt er dan voor kiezen om alle contacten die langer dan bijvoorbeeld 6 maanden geen interactie hebben gehad uit te schrijven of te archiveren.
Hoe je de inactieve contacten uitschrijft (uit een lijst)
Klik in het hoofdmenu links op 'Contactpersonen'.
Rechtsboven de contactenlijst vind je een zoekbalk. Door hierop te klikken wordt de optie 'Geavanceerd zoeken' weergegeven. Na het selecteren van deze optie krijg je de mogelijkheid om voorwaarden in te stellen.
Stel je voorwaarde in, bijvoorbeeld 'Laatste interactiedatum is eerder dan 6 maanden geleden'. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Zoeken' en daaronder wordt dan de lijst weergegeven van alle contacten die aan die voorwaarde voldoen.
Je kunt ze nu uitschrijven voor een bepaalde lijst of alle lijsten.
Via de knop 'Bewerk alles' linksbovenin kun je in de bulkeditor voor deze actie kiezen.
Kan ik contacten ook direct archiveren in plaats van uitschrijven?
Je kunt de contacten indien gewenst ook allemaal archiveren. Dit kan handmatig door ze aan te vinken en vervolgens te archiveren, of via een automatisering.
Als je contacten archiveert, blijven zij een jaar in het archief staan: in die periode kun je de contacten (gegevens) nog wel herstellen. Na een jaar worden ze volledig verwijderd en is het niet meer mogelijk om ze terug te halen. De verschillende opties waarmee je contacten kunt archiveren, kun je lezen in dit artikel.