Er zijn verschillende manieren om contacten te archiveren. Namelijk één voor één, via een bulkactie, via een automatisering, of via de list cleanup tool.
Wat gebeurt er met gearchiveerde contacten?
Als je een contact archiveert, komt het in het archief terecht. Het contact telt dan niet meer mee voor je contactlimiet. Je kunt deze contacten ook niet meer mailen of andere berichten versturen (bijvoorbeeld WhatsApp- of SMS-berichten).
Contacten blijven 1 jaar in het archief staan; daarna worden ze volledig verwijderd. Als je ze eerder volledig wil verwijderen, dan kun je dat handmatig doen.
Let op: contacten moeten minimaal 30 dagen gearchiveerd zijn voordat je ze kunt herstellen. In dit artikel kun je lezen hoe je contacten kunt herstellen
Één voor één
Als je een enkel contact wil archiveren, kan dat op twee manieren: vanuit het contactoverzicht of het contactprofiel.
In het contactoverzicht kun je het contact selecteren en op de 'Archief'-knop klikken.
Vanuit het contactprofiel kun je rechtsbovenin het dropdownmenu openen om het contact te archiveren.
Bulkactie
Je kunt vanuit het contactoverzicht tot 100 contacten tegelijk archiveren.
Pas het aantal rijen aan naar 100:
Selecteer alle contacten op de pagina en klik op 'Archief'
Let op: deze optie kan tot 100 contacten tegelijk archiveren. Wil je meer contacten archiveren, dan moet dit per pagina gebeuren. Heb je echt veel contacten die je wil archiveren, dan is de List Cleanup tool handiger.
Automatisering
Klik in het linkermenu op Automatiseringen. Open de automatisering die je wil bewerken of maak een nieuwe automatisering aan.
Klik op het knooppunt (+) op de plek waar je de actie ‘Een contact archiveren’ aan je automatisering wilt toevoegen.
Klik in het venster ‘Een actie toevoegen’ op Contacten en selecteer vervolgens de actie ‘Een contact archiveren’.
Let op: de actie ‘Een contact archiveren’ moet altijd de laatste stap van een automatisering zijn. Als je de actie op een andere plek in de automatisering toevoegt, worden alle onderliggende acties verwijderd. Je kunt daarna ook geen extra stappen meer toevoegen.
Bekijk de bevestigingsmelding waarin de voorwaarden worden toegelicht. Contacten kunnen daarna niet meer:
marketingmails of automatiseringen ontvangen;
aan campagnes of nieuwe automatiseringen worden toegevoegd;
hun contactgegevens laten bewerken.
Vink het selectievakje ‘Ik begrijp het’ aan en klik op Opslaan om akkoord te gaan met het toevoegen van de actie ‘Een contact archiveren’ aan je automatisering.
List Cleanup tool
Deze functie is alleen beschikbaar in het menu in MailBlue-accounts die zijn aangemaakt vóór 22 februari 2022. Desondanks kunnen alle accounts (ook de accounts die na februari 2022 zijn aangemaakt) de functionaliteit aanroepen door /app/list-cleanup achter de account-URL te plaatsen.
Met de List Cleanup Tool kun je gemakkelijker groepen contacten archiveren. De tool vind je door te navigeren naar 'Contactpersonen' > 'Lijst opschonen'.
In dit artikel laten we je zien hoe je de List Cleanup Tool voor kan gebruiken.
Je kunt de tool gebruiken om:
Alle contacten met de status 'Actief' van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Alle contacten met de status 'Uitschreven' van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Alle contacten met de status 'Onbevestigd' van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Alle contacten met de status 'Gebounced' van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Alle contacten met elke status van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Specifieke contacten van de geselecteerde lijsten te verwijderen.
Wanneer contacten op meerdere lijsten staan, worden ze alleen verwijderd van de lijsten die jij hebt geselecteerd. Op de andere lijsten blijven ze dan wel staan.
Wanneer contacten enkel op de lijsten staan die jij hebt geselecteerd, worden ze volledig gearchiveerd.
Let op: per ongeluk verwijderde contacten kunnen pas 30 dagen na verwijdering worden hersteld. Een verzoek om contacten eerder te herstellen kan via deze link worden ingediend.
Toepassing List Cleanup Tool
Je hebt de mogelijkheid om contacten te archiveren op basis van status of om specifieke contacten te verwijderen.
Het archiveren van contacten op basis van status
Klik op het dropdownmenu bij 'Lijsten' en geef hier aan van welke lijsten je de contacten wilt archiveren. Je kunt meerdere lijsten tegelijk archiveren.
Klik op de 'Status'-dropdown en selecteer de status. Je kunt maar één status selecteren.
Het 'Voor deze datum'-veld zorgt ervoor dat alleen contacten die deze status hebben gekregen vóór een specifieke datum worden gearchiveerd. Bijvoorbeeld: je wilt de contacten archiveren die voor 1 augustus 2025 zijn uitgeschreven. Dan vul je in dit veld 1 augustus 2025 in.
Klik op 'Verwijderen' en bevestig je actie in het pop-upvenster.
Het archiveren van specifieke contacten via de Cleanup-tool
Vul de e-mailadressen die je wilt archiveren in bij 'Bulkverwijdering' in het tekstblok. Gebruik een komma tussen de e-mailadressen wanneer je er meerdere invoert.
Klik op 'Selecteren' en geef aan van welke lijsten deze contacten gearchiveerd moeten worden.
Klik op 'Verwijderen' en bevestig je actie.
Hoe kan ik een contact volledig verwijderen?
Open het archief
Selecteer het contact/de contacten die je definitief wil verwijderen en klik op 'Verwijderen'
Contacten die je op deze manier volledig verwijdert, kun je niet meer herstellen.